Um evento corporativo pode ser uma ótima ferramenta de gestão e marketing para promover a integração da equipe ou a divulgação de produtos e serviços.
Diante desta importância, contratar uma empresa especializada em produção de eventos é o caminho mais seguro para evitar danos na imagem de empresa, decorrentes de falta de organização e inexperiência.
A realização de eventos corporativos tem se tornado uma estratégia de marketing bastante comum e eficaz entre as empresas de todos os portes. Por meio da realização de palestras, congressos, encontros nacionais, cerimônias e solenidades diversas bem como festas de confraternizações em geral, é possível divulgar a marca para obter e fidelizar novos clientes, melhorar o relacionamento com parceiros e fornecedores e promover uma maior integração entre as equipes de trabalho.
Em função da importância que tais situações vem ganhando como estratégia empresarial, é essencial ter o máximo cuidado com o planejamento e organização para que uma boa ideia não se torne uma divulgação negativa e comprometa sua imagem. Por isso, é sempre mais seguro e eficaz contratar uma empresa especializada em assessoria de eventos para evitar contratempos e garantir que seus objetivos sejam alcançados.
Além de vantagens com experiência e melhores preços com fornecedores, contratar uma empresa profissional para realizar seu evento corporativo possui outros benefícios que listo a seguir. Confira!
O trabalho da equipe fica voltado para questões internas da empresa
Se seu evento é direcionado também a todos os funcionários, mas um grupo deles fica responsável pela organização, saiba que a equipe que cuidará do evento não se sentirá parte dele como espectadora. As tarefas de coordenação desempenhadas durante um evento certamente vão comprometer a atenção e o aproveitamento do conteúdo exposto, que é importante também para quem atua na empresa.
Obviamente que sendo o evento da sua empresa é natural que a equipe esteja unida para atender todas as necessidades existentes cada um na sua função, porém, existem inúmeras atividades internas que um assessor não deve se comprometer a atuar. São vários detalhes específicos que cada colaborador saberá como agir dentro do departamento responsável e atividade de cada setor.
Os colaboradores podem atender a diretoria, sala vip, dar suporte em assuntos ligados a secretaria e credenciamento, identificar certas autoridades por já serem conhecidas pela equipe e até atuar junto ao cerimonial do evento, porém, cabe ao gestor e a empresa de assessoria cuidar dos bastidores.
Na verdade o importante é que a empresa realizadora e os colaboradores que atuam na comissão organizadora ( que deve ser formada internamente separando bem cada um com sua função) saibam delegar, para que não atuem em áreas que desconhecem, podendo gerar assim problemas graves para o evento e ate´ ter uma sobrecarga desnecessária.
A contratação de uma empresa especializada permite que todos os trabalhadores da empresa tenham acesso de forma igualitária aos momentos de conhecimento ou lazer proporcionados por um evento corporativo.
Não há sobrecarrega nos colaboradores com tarefas alheias às atividades da empresa
Quando a responsabilidade da organização do evento é delegada a algum dos funcionários, fatalmente o serviço diário realizado pelo colaborador ficará comprometido. As atividades operacionais serão deixadas de lado em função do planejamento do evento, afetando o andamento do foco principal da empresa.
Evite falhas tanto nas atividades da companhia quando na realização do evento, deixe que profissionais experientes e dedicados exclusivamente a isso organizem o que for necessário. Por isso é importante selecionar bem um fornecedor de confiança, após contratação relaxe um pouco e apenas coordene as atividades que estão sendo feitas e atitudes que estão sendo tomadas. Saiba delegar!
Empresas especializadas têm mais facilidade para encontrar e negociar bons preços com fornecedores
Quem presta serviços de produção de eventos com frequência tem contato constante e direito com os melhores fornecedores do ramo. Em função desta proximidade, tais profissionais normalmente conseguem orçamentos mais em conta por causa do volume de pedidos.
Além disso, eles sabem exatamente quais fornecedores oferecem os melhores serviços, preços e condições de pagamento, bem como, fornecedores que não estão bem vistos no mercado.
A não ser que você tenha bastante experiência, quando você pesquisa por conta própria orçamentos de buffet, equipamentos, decoração dentre outros, fica difícil descobrir onde estão os profissionais que oferecem o melhor custo-benefício e desta forma facilita erros na solicitação, pois já percebi inclusive que muitas empresas colocam colaboradores do financeiro, do marketing, da secretaria para lidar com eventos que exigem muita técnica, nem sempre dá certo!
Experiência na área evita erros comuns em eventos
Ao contratar uma empresa que já realizou vários eventos, o empresário obtém tranquilidade ao saber que eventuais contratempos serão corrigidos com maior facilidade. Quando o contratado tem tradição neste ramo de negócio, é bem provável que ele já tenha vivenciado as mais diversas situações e, portanto, está mais apto a resolvê-las. O dia a dia cheio de ocorrências inesperadas faz com que os profissionais tenham mais jogo de cintura.
Quem atua neste segmento recebe novidades primeiro e se atualiza sempre com inovações
Os principais fornecedores sempre enviam novidades para quem atua na área.
Novas tecnologias em projeções e conteúdos sempre são divulgadas primeiro entre os envolvidos com o mercado de eventos, eles participam de grupos e eventos ligados ao setor então estão sempre atualizados com as tendências de mercado. Vale a pena ouvir a assessoria e ver o que ela fez em outros eventos que deu certo, nada melhor do que boas experiências pra contar.
Um competente assessor de eventos está sempre estudando, se capacitando e inovando conhecimentos para melhor atender seus clientes. Como ele atua em vários clientes distintos certamente tem experiências que deram certo que se tornam vigentes nos eventos cujo atua na gestão.
Existem também muitos cursos profissionalizantes nas diversas áreas dos eventos, observe que um gestor de eventos eficiente está sempre ligado nas saídas estratégicas para os problemas, problemas estes que podem ter acontecido em eventos anteriores e que não podem se repetir!
O tipo de evento a ser realizado influencia totalmente na escolha dos serviços contratados!
Há um grande número de empresas especializadas nos mais diversos tipos de eventos. Considere sempre seus objetivos para buscar os prestadores de serviço mais adequados. Pesquise por clientes anteriores que possam oferecer referências sobre a qualidade do serviço e empresas que possuam um bom portfólio.
O mais importante é obter retornos positivos para seus negócios.
#dicabittes: Problemas e imprevistos em eventos já acontecem normalmente, porém, ter uma boa assessoria certamente evitará transtornos!
Um dia li uma mensagem e realmente me chamou a atenção, vale refletir quando falamos de eventos corporativos onde a imagem da empresa é tudo e precisa se destacar positivamente:
"Se você acha que custa caro um profissional, é por que não faz ideia de quanto custa um incompetente"!
Conte comigo e com minha equipe!
O evento é SEU, o prazer em lhe atender é NOSSO!
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Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já. 🤩
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫