• Luane Bittes

Dicas para organizar e planejar eventos de sucesso

Está na hora de levar seu evento a sério!

Ola pessoal!


Vivenciando o mundo de gestão de eventos, diariamente me deparo com situações cujo exigem uma expertise e conhecimento técnico em gestão de eventos para atender melhor as necessidades do realizador.


Se você se interessa pelo segmento, confira abaixo algumas dicas importantes relacionada a assessoria em eventos, planejamento estratégico, cerimonial, tecnologia e marketing! Tenho certeza que irão ajudar!



Contrate uma assessoria e uma equipe de cerimonial qualificada


Todos os profissionais, tanto mestre de cerimônias, como os cerimonialistas, recepcionistas, coordenadores e fornecedores do evento, precisam estar bem entrosados e cientes de tudo o que está ocorrendo no evento.


Ao cerimonialista e organizador do evento cabem, junto a comissão organizadora:


- Planejar o evento;

- Elaborar a programação;

- Confeccionar o roteiro quando necessário;

- Esquematizar o protocolo e implementar a ordem de precedência e tratamentos, de acordo com a legislação específica;

- Coordenar as equipes contratadas e todas as tarefas operacionais;

- Planejar e supervisionar as atividades realizadas por fornecedores contratados, dando inclusive suporte na contratação;

- Fazer a vistoria do espaço seja em hotel, casa de festas ou centro de eventos;

- Dar total atenção e suporte ao pré evento, durante o evento e pós evento junto ao realizador do mesmo.


Alguns cerimonialistas também atuam como mestre de cerimonias e vice-versa, porém cabe ao contratante observar a necessidade do evento, pois o cerimonialista na maioria das vezes atua como o organizador do evento!


Existem mestres de cerimônia que atuam somente na locução e na condução do evento e não possuem conhecimento técnico em normas de cerimonial e protocolo. Importante se ter muita atenção na necessidade do evento para não ter erros na contratação e principalmente no cerimonial da solenidade.


Importante um estudo prévio dos convidados de honra e do protocolo a ser seguido, que depende diretamente da tipologia do evento.


O objetivo da gestão e assessoria de eventos é planejar, organizar, filtrar necessidades, dar dicas importantes para inovação das ideias, coordenar e executar, cumprir com o cronograma das atividades, negociar valores, contratar bons fornecedores que com sua experiência já os conhecerá, seguir todo o protocolo do evento nos bastidores para que tudo seja executado como planejado e contratado pelo cliente final, que passa a ser um coordenador das atividades realizadas, por já conhecer bem seu público interno.




Planeje estrategicamente e tenha organização!

O primeiro passo para um evento de sucesso é planejar estrategicamente todas as ações do evento, sejam elas cotação de fornecedores, elaboração de roteiros, análises de contratos, uma análise minuciosa do briefing que o cliente lhe passar é fundamental para um detalhado checklist.


Saber que no evento cada fornecedor terá sua função e todos os fornecedores e suas atividades devem se encaixar um ao outro, virando uma equipe, que desde a recepção, buffet, equipamentos, estandes, expositores, segurança, recursos humanos e atrações devem caminhar de mãos dadas. O fracasso de um fornecedor pode gerar conflitos entre eles e tudo pode gerar um grande problema. Reuniões de planejamento com todos os envolvidos é um passo essencial!


Planejamento é tudo!


Um bom planejamento, garante uma ótima gestão de eventos! Por isso, planejar é o primeiro passo.


Para dar início ao planejamento de um evento, você deve pensar nos objetivos e nos prazos de maneira realista. Não adianta querer um resultado dentro de um curto prazo se vai gerar mais estresse e obviamente mais desgaste de energia. Porém, sabemos que alguns eventos acabam acontecendo de última hora, então é aí que todo o cuidado é pouco para conseguir uma organização ágil e cautelosa!


Aposte alto na divulgação

Após escolher sua equipe de trabalho, ao qual irá confiar e dar plenos poderes para execução do evento, não meça esforços para divulgar seu evento. Aposte alto em empresas especializadas em comunicação e marketing e dê prioridade para captação de possíveis patrocinadores, eles em contrapartida também divulgarão seu evento. Temos um post falando apenas sobre como divulgar um evento!


Além da importância da logística do evento é fundamental divulgá-lo em todos os canais do segmento do mesmo. Você não pode negar que as redes sociais possuem uma grande força na hora de divulgar seu evento. Separe uma verba considerável para publicidade!


Você deve traçar uma estratégia online de divulgação e deve se basear no seu público-alvo, através das redes sociais e sites, tentando fazer parcerias com outras entidades da mesma temática do evento e ainda equipes de marketing.


Você deve saber que a gestão de eventos envolve todo o processo desde o planejamento até a execução! São semanas de trabalho para que se obtenha êxito, principalmente hoje, em um mundo virtual de redes sociais altamente ativas.


Imagina se seu evento não der coro? Consegue imaginar algo mais estressante do que a possibilidade de um cancelamento de um evento? Ainda mais com fornecedores já pagos e o prejuízo financeiro mirando na sua empresa?


Use boas estratégias de divulgação e empresas que realmente entendem de marketing digital, facebook, instagram, linkedin, email marketing e ações estratégicas para comunicação são a chave para que o público saiba sobre o evento.



Conte com uma equipe de altíssima confiança.

Consegue ver o quanto é sério escolher fornecedores da sua confiança? Escolha fornecedores de altíssima confiança e competência!



O evento só vai acontecer como planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade, dentro do prazo e com comprometimento.


Invista seu tempo na busca pela melhor assessoria e equipe de cerimonial e construa com elas uma relação de parceria. Bons fornecedores são fundamentais para que consiga realizar um bom evento.


Não perca seu tempo procurando opções, após escolher um bom cerimonialista ou organizador de eventos caberá a ele te dar toda assessoria necessária. Não tenha dúvidas de que é muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas características e necessidades, do que uma vasta lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar, principalmente sem indicação de algum cliente que já tenha sido atendido por este fornecedor.


Fornecedores de sucesso ajudam no planejamento do evento e principalmente na hora da execução.


Tecnologia...sua grande aliada! Inove sempre que possível!


Atualmente, ficou muito mais fácil acessar a tecnologia e de utilizar várias plataformas e aplicativos que auxiliam na gestão de eventos. Fora os eventos de última geração que podem ser utilizados no evento!


São muitas as vantagens de utilizar um sistema on line de inscrições, já que a gestão de inscrições manuais implica esforço, consome muito tempo e gera estresse desnecessário. Atualmente totens para auto credenciamento são excelentes e se ganha muito tempo no credenciamento dos participantes, fora que se evitam filas e reclamações, afinal, nada estressa mais do que participantes reclamando de algo que estão insatisfeitos, provavelmente passando esta reclamação para a diretoria do evento e até para um SAC caso haja.


Centralize a informação do seu evento numa única plataforma que permita inscrições, pagamentos online seguros e ainda auxilie na emissão de certificados! Isso vai garantir que toda a informação esteja disponível em um só local e permita controle do evento a qualquer momento e em qualquer lugar.


Através da venda de inscrições online, seus participantes podem acessar a plataforma em qualquer lugar e a qualquer momento. Não há filas de espera ou deslocações desnecessárias. Além da facilidade de entradas para o seu evento, você poderá usufruir de todas as vantagens de uma plataforma para gestão de eventos.


Documente todas as informações principalmente no que se tratar a acordos com fornecedores.


Visita técnica


É possível organizar um evento em todo território nacional, porém quando o cerimonialista confirma um evento, é fundamental que ele tenha total domínio sobre o local de sua realização, salas, pé direito, localização de estruturas, pessoas responsáveis por cada segmento dentro do espaço, ações cabíveis, fornecedores darão todas as dicas necessárias. Tudo é checado inclusive para montagem de palcos, secretarias, credenciamentos, sonorização, estandes, cozinha...enfim, é na visita técnica que se checa todas as necessidades quanto a recursos humanos, o que o local disponibiliza ou não, o que deve ser contratado de acordo com o espaço reservado para o evento.


Todos os fornecedores devem estar cientes de todos os acontecimentos do evento bem como sua programação, cada um cuidando da sua função vendo o cerimonial como centro das informações, auxiliando em tempo integral o realizador do evento. Importante detectar na visita todos os fornecedores que serão necessários juntamente com o que de fato será contratado e oferecido no evento, bem como toda equipe que atenderá e instalações do local.


Brieffing e Cheklist nos eventos

Dedicar tempo extra na fase de planejamento ajuda a rever todos os detalhes de formas que você provavelmente não faria se estivesse sob pressão de tempo.

Muita atenção no brieffing do evento, neste momento voê rpecisa identificar o "sonho" do realizador, pois passará a ser sua meta!


Pergunte tudo sobre todas as necessidades, público alvo, data, local, quantidade de pessoas, tipologia do evento, temas envolvidos e objetivo do encontro, a partir daí você vai gerar um checklist com todas as tarefas que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Isso irá guiar você na hora de determinar qual a responsabilidade de cada membro da equipe.

Fique de olho nas nossas postagens pois teremos um artigo apenas para este item!


Gestão financeira


Antes de qualquer passo é muito importante que você faça um levantamento de custos, estimativas de preços e tudo o que você adoraria ter no seu evento. Obviamente muitos dos eventos dependem de fatores externos para sua realização, porém, é fundamental que todos os custos sejam observados e que se dê prioridade para o que de fato o evento necessita. É essencial ter a construção de uma planilha orçamentária, com todos os custos, sempre deixando uma margem para qualquer imprevisto e ainda observando-a diariamente, acompanhando de perto datas de pagamentos, notas fiscais e controles internos de fluxo de caixa, inscrições, patrocinadores...com esse cuidado se evita prejuízos, contratações exageradas e itens que podem ser deletados do evento sem fazer com que ele perca a qualidade.


Considerações finais:


Atuo com assessoria e cerimonial para eventos há mais de 15 anos, centenas de eventos já passaram por minhas mãos, não há nada melhor do que termos ao nosso lado equipes de confiança e que se comprometerão com o sucesso do evento, por também ser o sucesso deles!


Com as dicas acima conseguimos identificar parte do que o evento precisa, executando exatamente o que foi planejado. Imprevistos acontecem porém com bom planejamento estratégico e antecedência nas ações tudo fluirá e o evento com certeza será uma edição de SUCESSO!


Se você acha que custa caro um bom profissional não sabe ainda quanto custa um incompetente! Capriche na escolha da equipe de trabalho, é fantástico quando todos os profissionais estão unidos com foco no mesmo objetivo!


Até já pessoal! Obrigada por dedicar tempo a esta leitura!


Luane Bittes

Assessoria em eventos e cerimonial

@luanebittes.eventos

diretoria@luanebittes.com.br









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