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Como organizar a documentação do seu evento?

Atualizado: 16 de abr.


ORGANIZE OS DOCUMENTOS DO SEU EVENTO:


Manter tudo que precisamos na devida ordem sabemos que não é fácil, mas, pelo menos no que for possível, ter uma sequência lógica pode nos livrar de aborrecimentos e perdas de tempo desnecessários.


  • Procure manter todas as informações relacionadas a documentações e secretaria do evento organizadas juntamente com todas as listas e carômetros (um simples documento onde tem as fotos do rosto das autoridades/palestrantes ou convidados especiais com informações úteis).


  • No evento virtual também é necessário (quando mais restrito) admitir inscritos, sendo assim, os nomes e informações importantes devem estar organizados por ordem alfabética para que tenha fácil acesso.


  • Da sua pasta de trabalho tanto física quando no computador, retire todo o excesso de informações, organize documentações importantes, tais como propostas orçamentárias, contratos e apresentações e telefones úteis, programação, papel para anotações e canetas.



Organizar a documentação do seu evento pode parecer um desafio, mas com as ferramentas e estratégias certas, você pode transformar essa tarefa em um processo tranquilo e eficiente.


1. Crie pastas e subpastas:


Fase de planejamento: Propostas, orçamentos, contratos, pesquisas, licenças e autorizações.

Divulgação e marketing: Planos de marketing, materiais promocionais, mídias sociais, convites e lista de convidados.

Logística: Contratos de fornecedores, cronogramas, reservas de local, transporte e hospedagem.

Financeiro: Notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento, relatórios de despesas e fluxo de caixa.


2. Utilize ferramentas digitais:


Plataformas de gerenciamento de projetos: Trello, Asana

Armazenamento em nuvem: Google Drive, Dropbox, iCloud.

Softwares de contabilidade e controle financeiro.


3. Dicas para otimizar a organização:


Nomeie os arquivos de forma clara e concisa: Data, tipo de documento, fornecedor/tema.

Utilize um sistema de cores para identificar as diferentes categorias de documentos.

Faça backups regulares dos seus arquivos.

Compartilhe o acesso aos documentos com as pessoas responsáveis por cada área do evento.


4. Mantenha um registro de tudo:


Crie um checklist com todos os documentos necessários para o seu evento.

Anote as datas de vencimento de cada documento e faça um acompanhamento regular.

Guarde todos os documentos em um local seguro e de fácil acesso.


5. Revise e atualize seus documentos regularmente:


Certifique-se de que todos os documentos estão atualizados e em conformidade com as leis e regulamentações.


Descarte os documentos que não são mais necessários.

Com um pouco de organização e planejamento, você pode manter a papelada do seu evento sob controle e evitar dores de cabeça.


Lembre-se: a organização eficiente dos documentos do seu evento garante um processo mais tranquilo, facilita a tomada de decisões e permite que você se concentre no que realmente importa: o sucesso do seu evento!



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Um abraço,

Luane Bittes! 💫



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