O ano foi repleto de desafios porém objetivos foram atingidos e é chegada a hora de planejar a festa de confraternização da empresa ou até aquela confraternização entre amigos, seja presencial ou virtual.
Assim como qualquer evento, organizar uma festa de fim de ano empresarial demanda planejamento e esforços coletivos. Cada detalhe precisa ser visto com muito capricho e zelo pelo trabalho realizado no ano e ainda com alegria, para se iniciar novas etapas e encerrar este ciclo com chave de ouro!
Abaixo algumas dicas importantes para organização deste evento tão precioso!
Imagino que as normas protocolares para segurança de todos até que a pandemia finalize já dispensa comentários correto?!?
Cuidados com higienização, alimentação, comunicação e segurança são fundamentais até que a pandemia finalize, e olhe lá se esses cuidados vão acabar!
Vamos pensar positivo, com responsabilidade e iniciar!
Defina o a quantitativo de pessoas com foco na diversão dos funcionários da empresa, deve-se analisar bem sobre a ida ou não dos acompanhantes que afeta diretamente o custo do evento, convidar ou não familiares depende unicamente do orçamento da empresa. O convite do acompanhante pode ser vendido sem problema algum. Caso tenham crianças envolvidas é muito importante ter algo que possa entretê-las.
Sendo virtual a plataforma adequada deverá ser escolhida e a sugestão é que seja algo mais interno, com sorteios, premiações e homenagens.
Escolher um tema sempre será bem interessante e inovador!
Obviamente temos aqueles perfis de clientes que querem algo tradicional, jantares ou coquetéis bem clássicos, mesmo assim é possível inovar nas decorações, atrações e equipamentos.
Quando se escolhe um tema, tanto a comunicação, a decoração quanto a alimentação devem ser cuidadosamente elaboradas. Festas temáticas são maravilhosas para organizar!
Para aqueles casos aonde a criatividade pode ser explorada, alguns temas são bem legais:
Festa Neon, Festa das cores, Festa do branco, Festa de Países (Havai, China, Índia, Nova York), Oscar (com fantasias de personagens de cinema), Festa do Arco- Íris, Festa dos anos 60,70,80, Temas musicais, Baile de Máscaras, Tapete Vermelho (noite de reconhecimentos), Tarde ou Noite de Boteco, Noite Carioca, dentre vários outros ligados ao segmento da empresa são bem-vindos na fase da análise do que melhor se encaixa no perfil dos colaboradores.
Com relação ao espaço ou plataformas a dica é inovar!
Um lugar diferente irá despertar a curiosidade de seus participantes e os estimularem ainda mais a comparecem ao evento. Fica monótono fazer o evento sempre no mesmo local ou como são feitas as reuniões e encontros tradicionais.
para eventos presenciais ou híbridos as reservas devem ser feitas a partir do mês de setembro pois boa parte das empresas escolhem o mesmo período.
Passar um dia inteiro ou final de semana em um hotel fora da cidade, colocar os membros do time para participar de atividades completamente diferentes daquelas praticadas no dia a dia, pode ser uma ótima ideia.
Viagens de incentivo estão sendo bem usadas, mesmo com a pandemia, com todos os cuidados necessários esses encontros por menores que sejam podem provocar uma união verdadeira entre líderes e colaboradores, fora os familiares que também podem participar pra quem achar viável! Só evite repetir locais a não ser que o local seja perfeito e não haja nada igual ou parecido para atender o encontro!
Buffets e cardápio: Fundamental para o sucesso!
Com relação aos alimentos o mais importante é definir o tema e público alvo, se ele pede jantar, coquetel, ou algo descontraído, mesmo que delivery.
As festas temáticas estão em alta, vale a pena explorar essa diversidade, lembrando sempre que existem convidados com restrição alimentares, sendo assim, todo cuidado na escolha do cardápio! É totalmente viável o serviço de alimentos personalizados para participantes de eventos, são lembranças criativas e ao mesmo tempo deliciosas, independente se os eventos são regionais ou nacionais, presenciais ou virtuais.
Bebidas enriquecem qualquer evento, porém, muitos não sabem infelizmente se comportar diante de muito álcool liberado gratuitamente. A sugestão é evitar liberação excessiva do álcool enquanto os presidentes falam no caso dos eventos presenciais, é muito indelicado as pessoas não darem atenção ao fechamento do ano por parte da diretoria. Sendo possível realizar o momento de discursos fora da festa é mais viável, pois os ouvintes estarão concentrados apenas neste item. Na festa falando a verdade, todos querem se divertir!
Aposte em bares temáticos bem decorados na organização de sua festa de fim de ano, são ótimas opções! Se for possível enviar via correio uma bebida com algo personalizado que já se saiba que o receptor consome é uma boa ideia!
Falando das atrações, capriche no entretenimento, mesmo que através de lives!
Estas sim, devem ser muito animadas! Aposte em bandas que tocam todos os estilos, é importante se ter essa atenção pois em um evento grande, existem vários gostos musicais, a única forma de agradar a maioria é que a banda ou DJ toque de tudo um pouco e divirta os convidados! Boa parte das bandas hoje já são contratadas com sonorização, palco, iluminação e itens decorativos como painéis de Led e TVs de plasma, neste item vale um bom investimento pois será aí a diversão da festa...Mesma dica serve para o DJ e obviamente, foco na transmissão se houver!
Existem vários fornecedores para entretenimento: fotos, cabines, artistas, painéis, jogos, maquiadores, pinturas de rosto, bailarinos, tudo isso anima a festa e é preciso se lembrar que quanto mais divertido, mais comentários positivos o evento terá. Aproveitem os talentos internos, podem vir grandes surpresas dos colaboradores da empresa!
Relacionado ainda a entretenimento, algo muito empolgante para se ter em eventos de fim de ano são premiações, sorteios de brindes e viagens, concursos são bem divertidos e homenagens, só se deve tomar cuidado para não estender muito, pois a turma quer mesmo é se alimentar bem, se divertir e dançar!
As famosas “panelinhas” devem ser evitadas e brincadeiras com todos os colaboradores são sempre ótimas opções para diversão!
Toda diretoria deve se aproximar de seus colaboradores e vice-versa, é muito importante esse entrosamento pois são objetivos reais da festa: diversão e integração!
Para eventos mais íntimos e menores existem algumas dinâmicas, tais como: amigo mensageiro, karaokê, Quiz com perguntas sobre colegas de trabalho ou sobre a empresa, show de talentos, amigo artesão, amigos temáticos, amigo secreto com foto...são várias brincadeiras que alegram este momento e lembre-se, também serve para eventos virtuais!
Tecnologia à seu favor!
É cada vez mais comum estimular os colaboradores a registrarem o evento, divulgando-o em suas redes sociais — como Instagram e Facebook. Para deixar tudo ainda mais divertido use a tecnologia à seu favor, ofereça acessórios, além de fazer plaquinhas com frases de efeito acompanhadas da marca da empresa aproveitando assim a propaganda gratuita.
Que tal ver o nome do seu negócio em uma hashtag? Já cria a do seu evento!
Cuide bem da equipe de recursos humanos!
Recepcionistas bem uniformizadas com roupas e maquiagens diferenciadas, manobristas são bem-vindos para ajudar as lindas mulheres de saltos, seguranças são altamente necessários e principalmente ambulância e brigadistas. Tudo pode acontecer e nada pode estragar seu evento!
É mais que possível fazer com que a festa de fim de ano da empresa seja inesquecível. Há uma variedade imensa de opções para deixar a confraternização da equipe muito bem avaliada ao final do evento, mesmo com um orçamento pequeno.
Caso tenham liberdade escute os colaboradores, eles podem ajudar muito na escolha de temas, locais e atrativos.
Aos diretores, evitem discursos longos e de trabalho na festa, nada mais do que agradecimentos e talvez alguma novidade neste momento, afinal, não é o momento e acredite que infelizmente muitos não os ouvirão!
Faça um momento na empresa para discursos e agradecimentos, no momento da festa, divirta-se e não esqueça...beba com moderação!
Nos eventos virtuais é bom treinar uma "host" para uma descontraída recepção, ela irá admitir os convidados na sala virtual, bom inserir uma boa música no início, personalizar as telas, convites e tudo o que envolver o evento. O importante é a conexão!
Ação voluntária!
Uma opção que vem sendo cada vez mais utilizada é aproveitar o momento de final de ano para organizar uma ação voluntária da empresa para retribuir famílias ou alguma comunidades que necessitam de ajudas, voltadas a caridade. Pode não parecer, mas a atividade fortalecerá e muito o sentimento de equipe da sua empresa e fará um bem enorme para quem receber doações.
Agora deixo a melhor dica!
Contratar um assessor de eventos ou cerimonialista centralizará todas as ações em um profissional capacitado para cuidar do planejamento e ainda da execução de todas as atividades pertinentes a organização da festa, neste momento dos eventos virtuais a transmissão também é extremamente importante para o público que não pode comparecer no evento.
O gestor de eventos indicará as melhores ideias e opções para que seu evento saia exatamente como deseja e cuidará de todos os detalhes!
Pode ter certeza que este profissional deixará você totalmente livre para curtir esse grande dia como um convidado!
Gostou das dicas?
Conte comigo para ajudar no que precisar na sua festa!
Diversão, comprometimento e eficiência serão os primeiros convidados!
Luane Bittes é especializada em gestão de eventos corporativos, festas empresariais e confraternizações em geral. Buffet personalizados, sonorização e iluminação, atrações diversas, decorações inclusive temáticas e recursos humanos são alguns dos serviços oferecidos.
Espero que este conteúdo tenha sido útil! Aproveite outros que estão disponíveis em nossas redes sociais e vamos trabalhar juntos para transformar seus desafios em oportunidades de crescimento e sucesso!
Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já.🤩
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫