Organizar um evento requer muito planejamento e expertise em Gestão, porém, o gerenciamento de eventos pode ser incrivelmente estressante e agitado!
São várias demandas que estão ligadas ao processo de gestão de eventos. Muitas das tarefas envolvem a gestão do orçamentos, da equipe e ainda a necessidade de garantir uma ótima experiência aos participantes.
Um evento exige do gestor rapidez, conhecimento, cálculos, planilhas, visitas, reuniões, concorrências, ideias contrárias, críticas, processos burocráticos demorados, muitos processos que vão muitas vezes contra o que se acredita, enfim, alguém duvida que é uma área estressante?
Há muitos componentes diferentes para se planejar e coordenar um evento:
Local ( seja em hotéis, casa de festas, restaurantes, barcos, em todo Brasil ou até em outros países), alimentação dentre vários segmentos ( almoços, coffes, happy hour, coquetéis, jantares,confraternizações em geral), equipamentos inovadores, decorações inclusive temáticas que envolvem projetos eficientes e segmentados, cenografias, recursos humanos, montagem de estandes, bares temáticos, atrações diversas, documentações e para alguns casos alvarás, listas de convidados e inscritos, cerimonial com elaboração de roteiros, materiais gráficos, mídias sociais e planejamentos de divulgação, entretenimentos, passeios turísticos, emissão de passagens e hospedagem, transfers in/out, seguros para os eventos, atendimento ao público em si, bem como, todos os fornecedores que estarão envolvidos, seus contratos, notas fiscais para serem emitidas para fechamentos, enfim!
Cansou? Estressou? Muita calma nessa hora!
Existe uma técnica muito simples para diminuir esse estresse para conseguir lidar com várias situações com total controle:
Haja com eficiência e saiba delegar funções de forma que profissionais competentes realizem as tarefas. Faça de você um verdadeiro e eficiente gestor!
Como evitar o estresse na gestão de eventos?
Para um profissional experiente, essa quantidade de atividades não é nenhuma surpresa ou loucura! Mas, para os organizadores de pouca experiência na prática cotidiana, os quais não estão muito acostumados a organizar eventos ou até exercem outras funções dentro de algumas entidades de classe, a quantidade de pressão e estresse pode trazer sérios problemas ao cliente final, ao evento em si e principalmente, à saúde emocional.
Por incrível que pareça, a gestão de eventos é citada como um dos trabalhos mais estressantes do mundo. Um estudo recente do Career Cast mostra que os organizadores de eventos têm o 5º emprego mais estressante do mundo, logo após soldados, bombeiros, generais militares, pilotos aéreos e policiais, respectivamente.
Planejamento é tudo!
Um bom planejamento, garante uma ótima gestão de eventos! Por isso, planejar é o primeiro passo.
Para dar início ao planejamento de um evento, você deve pensar nos objetivos e nos prazos de maneira realista. Não adianta querer um resultado dentro de um curto prazo se vai gerar mais estresse e obviamente mais desgaste de energia. Porém, sabemos que alguns eventos acabam acontecendo de última hora, então é aí que todo o cuidado é pouco para conseguir uma organização ágil e cautelosa!
Escolha fornecedores de altíssima confiança e competência
O evento só vai acontecer como planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade, dentro do prazo e com comprometimento.
Invista seu tempo na busca pelo melhor cerimonial e construa com ele uma relação de parceria. Não perca seu tempo procurando opções, após escolher um bom cerimonialista ou organizador de eventos caberá a ele te dar toda assessoria necessária.
Não tenha dúvidas de que é muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas características e necessidades, do que uma vasta lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar, principalmente sem indicação de algum cliente que já tenha sido atendido por este fornecedor.
Dedicar tempo extra na fase de planejamento ajuda a rever todos os detalhes de formas que você provavelmente não faria se estivesse sob pressão de tempo.
Mesmo que de última hora PARE TUDO E PLANEJE!
Procure ter ao seu lado pessoas que poderão te ajudar e não lhe causar problemas.
Cabe ao gestor estar ciente de todos os processos e cabe a equipe estar ciente de que existe um comando para que tudo flua como deve ser.
Faça um checklist de todas as tarefas que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Isso irá guiar você na hora de determinar qual a responsabilidade de cada membro da equipe.
Mantenha uma boa relação com a equipe
Já pensou no quanto a junção das demandas que o evento já possui, somadas aos conflitos dentro da equipe podem te trazer estresse? Sua equipe deve estar preparada para atender o evento, se possível, centralizando as tarefas em um profissional EXPERIENTE.
Confia nos fornecedores e na equipe contratada? Primeiro passo para que evento seja um sucesso pode ter certeza!
Realizar várias atividades ao mesmo tempo aumenta o risco de não conseguir realizá-las perfeitamente. Se organize e divida as tarefas entre uma equipe montada por você. Aprenda a coordenar e delegar atividades, isso alivia muito e não lhe deixa sobrecarregado. Mostre a sua diretoria o quanto é importante o evento ter responsáveis por cada área. Na hora do evento tudo vira uma loucura, não se iluda acreditando que sozinho é capaz de resolver tudo!
É importantíssimo na gestão de eventos, que toda a equipe esteja ciente do que está acontecendo na execução das tarefas como um todo, divida e delegue funções!
Analise de forma prática o que pode dar errado!
É óbvio que você espera que o seu evento corra da melhor forma possível, sem nenhum imprevisto ou problema. Mas, lembre-se que o desconhecido e o inesperado gera estresse! É importante que você e sua equipe de gestão de eventos estejam preparados para possíveis problemas e saibam lidar com imprevistos pois eles podem acontecer.
Uma dica é construir um plano de ação para diferentes cenários problemáticos!
Não se conseguiu patrocinadores? O palestrante atrasou? Um fornecedor não apareceu? Não houve tempo hábil para montagens rápidas durante o evento? Convidados perderam voos? Hotel com over booking? Palestrantes faltaram? Receptivos deram problemas? Algo sério no local do evento? Um
estande caiu? Respira...não pira!
Enfim, brincadeiras a parte! Você deve pensar nas soluções em conjunto com a sua equipe de organização após fazer a visita técnica e a reunião com todos os fornecedores envolvidos, assim todos saberão como lidar eficazmente com qualquer coisa que possa atrapalhar o seu evento.
Tecnologia...sua grande aliada!
Atualmente, ficou muito mais fácil acessar a tecnologia e de utilizar várias plataformas e aplicativos que auxiliam na gestão de eventos.
São muitas as vantagens de utilizar um sistema on line de inscrições, já que a gestão de inscrições manuais implica esforço, consome muito tempo e gera estresse desnecessário. Atualmente totens são excelentes e se ganha muito tempo no credenciamento dos participantes, fora que se evitam filas e reclamações, afinal, nada estressa mais do que participantes reclamando de algo que estão insatisfeitos, provavelmente passando esta reclamação para a diretoria do evento e até para um SAC caso haja.
Centralize a informação do seu evento numa única plataforma que permita inscrições, pagamentos online seguros e ainda auxilie na emissão de certificados! Isso vai garantir que toda a informação esteja disponível em um só local e permite gerir um evento em qualquer momento e em qualquer lugar.
Através da venda de inscrições online, seus participantes podem acessar a plataforma em qualquer lugar e a qualquer momento. Não há filas de espera ou deslocações desnecessárias. Além da facilidade de entradas para o seu evento, você poderá usufruir de todas as vantagens de uma plataforma para gestão de eventos.
Documente todas as informações principalmente no que se tratar a acordos com fornecedores.
Tenha tempo para relaxar, esteja com seus amigos e familiares, faça o que gosta nos tempos de descanso!
Quando se organiza um evento, é quase impossível evitar algumas situações que provocam estresse. Por mais que você se esforce, de certa forma, vão existir alguns momentos durante a organização do evento que vão te deixar irritado ou preocupado!
Por isso, é importante que tenha alguns momentos para descontrair e repor energias seja lá como for, porém que seja da forma que realmente você se sinta feliz e bem. Cuidar de si vai fazer com que você tenha forças para encarar as tarefas mais complexas e os imprevistos de forma mais pacífica.
Você não deve se apegar a qualquer nervosismo ou insegurança se é um profissional. De qualquer forma, sempre que sentir que está perto do limite ou próximo a dar algum problema no evento, pare uns momentos para respirar fundo, durma bem, descanse a mente, coma algo que gosta muito, reveja amigos engraçados, faça algo que de fato te faça bem e preencha um espaço da sua mente, medite se for o caso, fique em silêncio ou apenas se acalme.
Confie no seu trabalho, se é um profissional faça todas as atividades com calma e acredite que tudo dará certo! Aproveite os momentos que os eventos estão em baixa, sabemos que quando estão em alta a cabeça pira mesmo então, curta a vida quando puder!
Caso não conseguir resolver alguma situação, peça ajuda de quem pode, sempre terão fornecedores que poderão te auxiliar.
Um bom gestor de eventos deve ter diversos fornecedores e equipe preparada, já se sabe que é estressante, porém gratificante quando se tem parceiros de confiança, o resultado tem grandes chances de ser excelente! Equipe ruim e não engajada estressa exageradamente!
Dificilmente quem atua nesta área quer sair, então, faça com vontade, com alegria, sorria quando tudo estiver acontecendo e curta a execução do seu planejamento!
Se estiver pegando fogo as vezes pode sobrar pra você ser o bombeiro! risos
Quem atua com gestão de eventos e gosta da sua área, se ficar parado enlouquece!
Agora o mais importante:
Planejamento:
Comece a planejar com antecedência. Defina os objetivos do evento, o público-alvo, o orçamento e o cronograma.
Crie uma lista de tarefas e delegue responsabilidades.
Tenha um plano de contingência para lidar com imprevistos.
Comunicação:
Comunique-se com os participantes, fornecedores e equipe regularmente.
Seja claro e conciso em suas comunicações.
Defina um canal de comunicação único para todas as perguntas e informações.
Execução:
Chegue cedo ao local do evento e faça a checagem final.
Tenha uma equipe de apoio para ajudar com as tarefas do dia a dia.
Seja flexível e adaptável a mudanças inesperadas.
Pós-evento:
Avalie o sucesso do evento e identifique pontos de melhoria.
Agradeça aos participantes, fornecedores e equipe pelo seu apoio.
Faça um relatório final com os resultados do evento.
Espero que tenha gostado deste conteúdo!
O desejo aqui é que não se estresse e DIVIRTA-SE!
Até breve!
Luane Bittes
Assessoria em Eventos e Cerimonial, com muito prazer!
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Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já.🤩
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫