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9 passos para planejar seu evento!

Atualizado: 5 de Ago de 2018

Como planejar um evento de forma econômica e rápida?

Se você deseja fazer o seu evento corporativo de forma econômica e rápida, isso não significa que você deverá correr contra o tempo e contratar os serviços mais baratos, pois sabemos que a pressa é inimiga da perfeição e a contratação dos serviços mais baratos pode significar baixa qualidade.

A economia e a rapidez serão resultado de um bom planejamento e de uma gestão responsável do evento. Tendo isso em vista, preparamos algumas dicas para planejar o seu evento de forma econômica e rápida, mas também tendo o sucesso como resultado garantido. 


Defina seu orçamento

O ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você precisa saber até quanto pode gastar. A verba disponível vai definir a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Faça uma planilha para organizar todos os gastos. 

Lembre-se de conversar com o responsável pela contratação dos serviço sobre o que deve ter no evento empresarial e qual a quantia de capital disponível. Saiba que você não pode fazer muita coisa com pouco dinheiro e, em caso de boas verbas, você pode sugerir itens que sejam interessantes.

Para ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios. Além de aliviar os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até ir além do evento.


Escolha a data e o local

Estabelecido o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e locais. Nesse momento, é importante levar alguns fatores em consideração. Procure evitar épocas de muito estresse para os funcionários. Os finais de mês, por exemplo, costumam ser mais desgastantes. Lembre-se também que eventos realizados em dias úteis, fora do horário de trabalho, podem comprometer a jornada do dia seguinte, já que os funcionários não terão um período de descaso completo..


Para a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é essencial. A alternativa mais democrática é procurar lugares que sejam próximos à empresa. Dessa forma, os convidados já estarão familiarizados com a região e dificilmente terão problemas para chegar ao local do evento. Sendo o local em hotéis e em outras cidades, importante levar em consideração o Estado, seja para facilitar negociações políticas ou com apelo turístico forte, assim os convidados farão questão de ir ao evento e ainda aproveitar ao máximo a cidade escolhida.


Fundamental levar em consideração hoteis com perfil corporativo e salas bem apresentáveis, fazer visitá técnica e ainda, ter uma boa assessoria desde a escolha do local, evitando assim situações inconvenientes e surpresas na realização do evento. 


Defina bem seus objetivos

Somente com os objetivos bem definidos você conseguirá partir para a ação de modo focado e não desperdiçará tempo cuidando de coisas que depois serão descartadas. Os objetivos mais comuns para os eventos corporativos são:

·         Lançamento de um novo produto: o que exige material informativo, equipe responsável por dar informações e estratégias de interação.

·         O relacionamento da empresa com clientes e parceiros: o que exige uma apresentação da sua empresa como um todo, através de vídeos, materiais impressos e palestras.

·         Confraternização entre os funcionários da empresa: acontecem geralmente no final do ano ou no aniversário da empresa. Esse objetivo pede um clima mais festivo e aconchegante e menos estratégias comerciais.


Depois de identificar o objetivo do seu evento, trace metas compatíveis com tal objetivo e parta para a dica abaixo.

Escolha uma boa equipe, capacitada, eficiente...faça reuniões e delegue funções.

Depois de definir o objetivo do evento e definir metas para que ele se realize plenamente, faça uma reunião e delegue funções para a sua equipe. Ao invés de poucas pessoas cuidarem das tarefas e realizarem-nas uma após a outra, uma equipe pode cuidar de todas as tarefas de modo simultâneo. Isso não sobrecarregará uma ou poucas pessoas e as tarefas serão cumpridas mais rapidamente.


Em um evento nãos e trabalha sozinho jamais!

Uma equipe bem preparada, eficiente e com experiência dá segurança ao evento e certamente o faz ter qualidade no atendimento aos participantes.

Todos que compõem  equipe devem ser simpáticos, elegantes, comprometidos e sem sombra de dúvidas: ESPERTOS E ÁGEIS!

Uma boa equipe de cerimonial e fornecedores de qualidade capacitados para atender seu evento lhe trará confiança, e poderá atender diretamente sua diretoria ou aos convidados com facilidade!


Peça diferentes orçamentos para comparar

Se certos integrantes da equipe ficaram com funções de contratar serviços, é necessário que eles peçam ao menos três orçamentos de empresas de qualidade para cada serviço que será contratado. Assim será possível comparar os preços e escolher o mais econômico, ou o que ofereça o melhor custo-benefício, antes de contratar serviços.

Isso pode ser determinante para reduzir os custos do seu evento sem precisar interferir na qualidade.

#ficaadica:nem sempre o mais barato é o melhor serviço, importante pedir atestados de capacidade técnica bem como referências dos atendimentos prestados a outros clientes! Se for pra pagar mais caro porém não correr risco, melhor trabalhar com assessoria adequada e equipe preparada!


Pense o uso de materiais

Um dos integrantes da equipe poderá ficar responsável pela busca de soluções para divulgação, cenografia e brindes que se valham de materiais reaproveitáveis e sustentáveis. Além de reduzir os custos do evento, essas soluções estão alinhadas com as exigências atuais de sustentabilidade e consciência ecológica, em respeito ao planeta em que vivemos. Certamente essas ações também serão reconhecidas e parabenizadas pelo público presente no evento.


E então, o que achou das dicas?

Seguindo-as, com certeza o seu evento será planejado de forma mais ágil e econômica, sem interferir no resultado final que certamente será um sucesso.


Comunique aos convidados

Evento planejado, serviços contratados. Agora só falta avisar aos convidados. Antes de investir em banners e cartazes, é interessante considerar outras alternativas. Peças afixadas em murais de aviso e corredores não são as maneiras mais eficientes de comunicar, além de serem bastante impessoais. As informações contidas ali não são lembradas e podem até mesmo passar despercebidas.

Um mailing atualizado de toda a empresa pode ajudar bastante na divulgação. O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo adicional.

#Dicabittes: Anexe ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de entrada de cada participante do evento.


Obtenha feedbacks

Planejar e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais pessoas que trabalharam com você.

Quanto aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas. Os convidados são o item mais importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o evento e esteja aberto a ouvir para crescer.


Em 9 passos simples você consegue colocar em prática um evento empresarial que atingirá os objetivos de quem o contratou!


Ficou alguma dúvida sobre organização de eventos empresariais? Deixe um comentário.


Atenciosamente,

Luane Bittes

Contato: (61) 9 9995 2860 - Whatsapp

diretoria@luanebittes.com.br

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