Não há nada pior para quem atua no segmento de assessoria em eventos e gestão do que algo “ruim” acontecer fora do planejado no seu evento.
Tanto em eventos corporativos quanto sociais, culturais ou esportivos, presenciais ou virtuais, toda atenção deve ser voltada ao pré-evento para que no ato da execução tudo ocorra como planejado.
Unir toda equipe é fundamental para que todos saibam exatamente como fazer e quando fazer, afinal, é a união de todos que gera o sucesso de um evento. Ninguém organiza eventos presenciais sozinho, no mundo virtual da mesma forma.
Alguns problemas podem ocorrer nos eventos virtuais, tais como:
· Problemas nos equipamentos, iluminação, microfones
· Problemas nos softwers e plataformas
· Atrasos de participantes e até falta de ensaio com os mesmos antes do evento
· Superlotação da sala virtual ou até incompatibilidade de sistemas
· Dificuldade no acesso dos participantes
· Internet instável
Após analisar cada situação em um evento é essencial e importante apontar tudo o que pode não sair como deseja, porém, não vale trabalhar com o problema, todos os envolvidos esperam do gestor do evento a solução e melhorias em edições futuras.
Perceba cada detalhe, observe bem o que pode ser feito, com experiência e bons parceiros se detectam várias saídas estratégicas e até soluções!
É óbvio que você espera que o seu evento aconteça da melhor forma possível e inclusive planejou tudo certinho ok? Mas, cuide-se, o desconhecido acontece, principalmente falando do universo virtual e acredite, todos estão observando bem e alguns acontecimentos são totalmente aceitos devido ao momento atual em que vivemos.
Antes o FEITO do que o PERFEITO, porém, foque em oferecer o melhor para seu cliente e para seu evento.
É importante que você e toda equipe estejam preparados para possíveis problemas para que saibam lidar com eles. Cada caso será um caso, o importante é conhecer o risco para elaborar estrategicamente a solução. Deixe os profissionais envolvidos totalmente cientes de sua área de atuação e onde cada um vai agir caso aconteça algum imprevisto.
Na maior parte dos casos há uma saída estratégica que gera bons resultados.
Uma dica é:
· Construa um plano de ação para diferentes cenários problemáticos e esteja ciente de todos os processos, ciente de tudo o que está ocorrendo e com controle nas situações, saiba que as vezes algo também pode sair desse controle, mas não desanime! Esteja certo e ciente de que é importante ter uma coordenação e ainda supervisores de setores, que se comunicam entre si para que o evento seja um sucesso.
· Plataformas atualmente são grandes aliadas e ao mesmo tempo grandes inimigas. A internet com uma alta enorme na sua utilização oscila muito e as ferramentas não possuem tanta segurança em vários aspectos.
Tenha calma e foque em uma boa comunicação com seu público.
Todos os fornecedores e realizadores precisam se unir bem e unificar as informações e necessidades!
São diversos os imprevistos que podem acontecer no decorrer evento, tanto ligados aos fornecedores, quanto aos realizadores, ferramentas e equipe envolvida.
Estipular hipóteses e observar bem o cenário externo nesse caso é muito válido. Vai que algum palestrante cancela a participação? Ou se alguém fica doente? Ou se por alguma razão o lugar ou plataforma do evento tiver que mudar? Ou se as condições ligadas a saúde não permitirem a organização do evento? Ou...a internet CAI?
Dicas para evitar boa parte dos problemas:
Planejar com antecedência: Definir os objetivos do evento, o público-alvo, a programação e a logística.
Escolher a plataforma adequada: Selecionar uma plataforma robusta e confiável que atenda às necessidades do evento.
Testar a plataforma: Fazer testes com antecedência para garantir que tudo esteja funcionando corretamente.
Ter um plano de contingência: Prever possíveis problemas e ter soluções alternativas prontas.
Promover o evento: Divulgar o evento de forma eficaz para alcançar o público-alvo.
Ensaiar a apresentação: Praticar a apresentação com antecedência para garantir fluidez e naturalidade.
Interagir com o público: Fazer perguntas, promover debates e utilizar ferramentas de interação.
Monitorar o evento: Acompanhar o andamento do evento e fazer ajustes quando necessário.
Você deve pensar nas soluções, assim você saberá como lidar eficazmente com qualquer situação que possa atrapalhar o seu evento seja ele qual for!
É muito satisfatório quando conseguimos mesmo diante de um problema solucionar nos bastidores.
Os eventos virtuais podem ser uma ótima maneira de alcançar um público amplo e gerar resultados positivos. No entanto, é importante estar atento aos possíveis problemas que podem ocorrer e tomar medidas para evitá-los ou solucioná-los. Com planejamento, organização e proatividade, você pode garantir o sucesso do seu evento virtual.
Lembre-se: a comunicação é fundamental para evitar e solucionar problemas em eventos virtuais. Mantenha o público informado sobre o que está acontecendo e seja transparente em relação aos problemas que podem surgir.
Para o resultado final do evento, a responsabilidade por erros e acertos são de todos os envolvidos na organização, pois formam uma equipe, e equipe quando erra...erra junto!
O importante é o resultado final, respeitando ainda, o bem-estar de todos os envolvidos!
Eu tenho uma boa equipe de trabalho, e você? Tem a sua?
Espero que este texto tenha sido útil!
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Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já.🤩
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫