• Luane Bittes

A importância de um bom cerimonial nos eventos.



Boas escolhas garantem ótimos eventos!


É comum no ato da contratação que um cliente solicite uma série de atribuições que não competem ao Mestre de Cerimônias, ou até, solicitam serviços que são de responsabilidade do Mestre de Cerimônias e não do Cerimonial.


Percebo que, muitas vezes, o cliente desconhece mesmo as incumbências de um Mestre de Cerimônias e as de um Cerimonialista. Listo aqui algumas informações úteis para quem atua na área e ainda, para clientes que contratam estes serviços para realização dos seus eventos.


O Congresso de Viena, em 1815, estabeleceu a precedência dos agentes diplomáticos, em cada categoria, por ordem do momento de apresentação das credenciais. Com isso a problemática da precedência entre os agentes diplomáticos ficou estabelecida, acabando com os conflitos nos eventos.


A norma evoluiu. Hoje em dia, quando há presença de diversos políticos, autoridades ou convidados especiais, a precedência é estabelecida de acordo com a hierarquia entre cada um.


Leva-se algum tempo para a organização de um cerimonial, às vezes dias e meses. Mas, com certeza, a possibilidade de êxito e harmonia entre os convidados é muito maior. Um bom cerimonialista sabe exatamente a equipe que irá contratar conforme o perfil de cada evento.


O planejamento é feito sob o ponto de vista da relevância de cada convidado e ao cliente final, não só quanto à função que irá desempenhar no evento, mas também com relação ao seu status fora do mesmo.


Nada fica solto nesta organização. O conjunto, sob o ponto de vista de cada situação, é de suma importância. A orientação a ser dada à equipe do cerimonial contratada para organizar este momento é de grande importância em um evento.


Todos os profissionais, tanto os mestres de cerimônias, como os cerimonialistas, recepcionistas e o chefe do cerimonial ou coordenador do evento, precisam estar bem entrosados.


Ao Cerimonialista cabe, junto com o cliente:


- Planejar o evento;

- Elaborar a programação;

- Confeccionar o roteiro quando necessário;

- Esquematizar o protocolo e implementar a ordem de precedência e tratamentos, de acordo com a legislação específica;

- Coordenar as equipes contratadas e todas as tarefas operacionais;

- Planejar e supervisionar as atividades realizadas por fornecedores contratados, dando inclusive suporte na contratação;

- Fazer a vistoria do espaço seja em hotel, casa de festas ou centro de eventos;

- Dar total atenção e suporte ao pré evento, durante o evento e pós evento junto ao realizador do mesmo.

* Alguns cerimonialistas também atuam como mestre de cerimonias e vice-versa, porém cabe ao contratante observar a necessidade do evento, pois o cerimonialista na maioria das vezes atua como o organizador do evento!


O objetivo do cerimonial é; além de executar todas as normas pertinentes ao evento, planejar, organizar, filtrar reais necessidades, dar dicas importantes para inovação das ideias, coordenar e executar, cumprir com o cronograma das atividades, negociar valores, contratar bons fornecedores que com sua experiência já os conhecerá, seguir todo o protocolo do evento nos bastidores para que tudo seja entregue e saia como planejado e contratado pelo cliente final, que passa a ser um coordenador apenas das atividades realizadas, por já conhecer bem seu público interno.


O cliente neste momento dará atenção devida a diretoria e a assuntos internos, patrocinadores e captação do público alvo.


A experiência de mercado nos permite indicar fornecedores de qualidade e confiança, além de uma margem de negociação de valores com fornecedores parceiros. Após a escolha dos fornecedores, realizamos uma análise contratual rigorosa, garantindo que as cláusulas são justas e idôneas, e uma pesquisa quanto a regularidade dos fornecedores na receita federal e no tribunal de justiças, quando ainda não conhecemos o trabalho dos mesmos.


O grande dia começa com a montagem, os bastidores do evento:


O cerimonial acompanha toda a montagem estrutural do evento: estrutura física, limpeza, sonorização, iluminação, recebimento e conferência de todo material entregue no local, buffet, organização do mobiliário, decoração,, etc. Este serviço é de suma importância para que os itens contratados sejam montados e recebidos no horário combinado e conforme descritos em contrato e ainda, para que o evento comece no horário e todo protocolo seja seguido conforme planejamento.


Do planejamento à execução tudo deve estar perfeitamente alinhado evitando assim inúmeros transtornos durante o evento.


Um bom cerimonial pode atender o cliente nos seguintes serviços:


· Locação de espaços ( seja em hotel ou em casa de festas, centro de eventos) em todo Brasil;

· Contratação de buffets, decoração, equipes de recursos humanos em geral, equipamentos, montagem de estandes, material gráfico com produção de toda identidade visual e campanhas de marketing, contratação de brindes personalizados, emissão de passagens aéreas, controle de hospedagens e receptivo;

· Cuidar de toda desmontagem e fechamento pós evento também é de responsabilidade de uma boa equipe de cerimonial.


Cerimonial para acompanhamento de todas as prestações de contas e envios/recebimentos de notas fiscais e entrega do espaço. Detalhes que fazem a diferença no evento seja ele corporativo ou social, hoje em dia se encontram no mercado e equipamentos de ponta dão brilho a qualquer evento, um bom cerimonialista participa de várias capacitações e eventos voltados ao seu segmento, estando assim sempre atualizado nas informações.


O cerimonialista acaba sendo um elo de altíssima importância que liga o cliente final a todos os fornecedores contratados e ainda ao público do evento, dando total suporte ao cliente e se adaptando a qualquer perfil de evento.


Uma equipe preparada e totalmente sintonizada é o grande segredo para o bom andamento de qualquer evento.

Encerro por aqui com uma alegria profunda em poder pesquisar, estudar e compartilhar esses conhecimentos aos quais encontro e são tão preciosos para quem atua no segmento de eventos!


Boas escolhas garantem ótimos eventos!


Aquele abraço!


Luane Bittes

diretoria@luanebittes.com.br

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