Organizar um evento de qualidade não é uma tarefa simples. Para facilitar o trabalho é possível contar com o auxílio de uma assessoria de eventos, empresa especializada na área preparada para lidar com cada etapa do processo de produção.
Contratar uma assessoria de eventos é uma maneira eficiente de garantir profissionalismo na produção de eventos científicos, sociais, corporativos, culturais ou esportivos de médio e grande porte, poupar tempo de trabalho da equipe interna da empresa, que não precisará dedicar esforços a essa tarefa e poderá seguir com as suas atividades internas na empresa.
Para quem não atua na área, pode parecer simples organizar um evento, mas a realidade é bem diferente. Há diversas etapas dentro da produção de um evento, que afetam diretamente o resultado deste e não podem ser esquecidas! A experiência realmente traz ao profissional conhecimento do que é possível ou não fazer.
São tarefas da assessoria e do gestor de eventos:
Planejar, organizar, divulgar ( onde entra equipe de marketing, design, jornalismo), controlar orçamentos e valores disponíveis para cada ação ( onde entra a solicitação de propostas de diversos fornecedores), contratar terceirizados tais como buffet, equipamentos, decoração, recursos humanos (brigadistas, manobristas, recepcionistas, mestre de cerimônias, seguranças, tradutores, carregadores, floristas), locais, hotelaria, companhias aéreas para emissão e passagens, hotelaria x hospedagens, transfers, cuidar do cerimonial( autoridades, roteiros, placas e homenagens), atrações diversas, serviços gráficos, brindes, roteiro, montagem, desmontagem, pós evento...
Um gestor de eventos que já sabe com quem trabalhar poupará um tempo enorme em sua pré-produção e, ao resolver com agilidade as questões mais básicas, possibilitará que a realizadora dedique tempo as questões internas falando do conteúdo programático do evento por exemplo e programação.
Uma boa opção para escolher uma assessoria de eventos completa é checar os trabalhos realizados anteriormente, assim como buscar por avaliações de outros clientes através de atestados de capacidade técnica. Geralmente, é possível encontrar esses dados de forma simples, e isso dá mais segurança para escolher o parceiro ideal.
O objetivo dessa assessoria é fazer com que nada falte no dia e no decorrer do evento. O serviço prestado por esse tipo de profissional tem um caráter mais personalizado, tudo é feito de acordo com o perfil do cliente e do evento a ser realizado, bem como de seus participantes.
O gestor e eventos é a cabeça da comissão central organizadora, distribuem funções e coordenam os trabalhos contratados para que sejam executados, em especial monitoram as ações que acontecem no pré evento. Este profissional é o grande segredo dos bastidores dos eventos. O cerimonial faz o mesmo papel do gestor, entretanto assim é chamado nos eventos corporativos e sociais por cuidar mais detalhadamente do protocolo da cerimônia em si e das autoridades presentes.
Quem trabalha nesse segmento, tem como desafio fornecer experiências inovadoras aos participantes e fortalecer a imagem da empresa ou instituição idealizadora do evento colocando todo seu conhecimento à disposição do realizador do evento.
Organizar um evento de qualidade exige experiência, organização e expertise. É um processo complexo que envolve diversas etapas, desde a definição dos objetivos até a execução e avaliação do evento. Para garantir o sucesso do seu evento, contar com o apoio de uma assessoria especializada pode ser a sua melhor escolha.
Vantagens de contratar uma assessoria de eventos:
Experiência e profissionalismo: A equipe de uma assessoria de eventos possui vasta experiência e conhecimento na organização de eventos, desde pequenos encontros até grandes convenções.
Planejamento estratégico: A assessoria irá te auxiliar na definição dos objetivos do evento, público-alvo, orçamento, programação, logística e todos os demais aspectos importantes para o sucesso do evento.
Gestão de tempo e recursos: A assessoria irá otimizar o tempo e os recursos disponíveis, garantindo que o evento seja realizado dentro do orçamento e do cronograma previstos.
Negociação com fornecedores: A assessoria possui expertise na negociação com fornecedores, o que pode resultar em economia de custos e melhores condições para o seu evento.
Tranquilidade e segurança: Ao contar com o apoio de uma assessoria, você terá a tranquilidade de saber que todos os detalhes do evento estão sendo cuidados por profissionais experientes, permitindo que você se concentre em outras atividades importantes.
Soluções personalizadas: A assessoria irá desenvolver um plano de trabalho personalizado para atender às suas necessidades específicas e garantir que o seu evento seja único e memorável.
Quando contratar uma assessoria de eventos:
Falta de tempo ou experiência: Se você não possui tempo ou experiência para organizar um evento, a assessoria é a solução ideal.
Eventos complexos: Para eventos mais complexos, com grande número de participantes ou logística complexa, a assessoria é fundamental para garantir o sucesso do evento.
Tranquilidade e segurança: Se você deseja ter a tranquilidade de saber que todos os detalhes do evento estão sendo cuidados por profissionais experientes, a assessoria é a melhor opção.
Como escolher uma assessoria de eventos:
Pesquisa: Pesquise e compare diferentes empresas de assessoria de eventos.
Experiência: Verifique a experiência da empresa na organização de eventos semelhantes ao seu.
Reputação: Solicite orçamentos e compare preços e serviços.
Comunicação: Converse com a equipe da empresa para avaliar a afinidade e o profissionalismo.
Referências: Peça referências de clientes anteriores da empresa.
Contar com o apoio de uma assessoria de eventos qualificada é um investimento que garante o sucesso do seu evento. A assessoria irá te auxiliar em todas as etapas do processo de organização, desde o planejamento até a execução, proporcionando tranquilidade, segurança e resultados excepcionais.
Lembre-se: a escolha da assessoria ideal é fundamental para garantir o sucesso do seu evento. Faça uma pesquisa criteriosa, compare diferentes empresas e escolha a que melhor se adapta às suas necessidades e expectativas.
Espero que este conteúdo tenha sido útil! Aproveite outros que estão disponíveis em nossas redes sociais e vamos trabalhar juntos para transformar seus desafios em oportunidades de crescimento e sucesso!
Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já. 🤩
Entre em contato comigo através do Whatsapp para Assessoria, Mentoria e Treinamentos de Equipe ⇲
Acesse também nossas redes sociais ⇲
Tenho também Cursos gravados já disponíveis na Hotmart ⇲
Se quiser se aproximar ainda mais participe do nosso Grupo de Networking Eventos em Foco no Whatsapp ⇲
Um abraço,
Luane Bittes! 💫