Organizar um evento de qualidade não é uma tarefa simples. Para facilitar o trabalho é possível contar com o auxílio de uma assessoria de eventos, empresa especializada na área, preparada para lidar com cada etapa do processo de produção.
Contratar uma assessoria de eventos é uma maneira eficiente de garantir profissionalismo na organização de eventos científicos, sociais, corporativos, culturais ou esportivos, de pequeno a grande porte, poupar tempo de trabalho da equipe interna da empresa, que não precisará dedicar esforços a essa tarefa e poderá seguir com as suas atividades internas na empresa.
Para quem não atua na área, pode parecer simples organizar um evento, mas a realidade é bem diferente. Há diversas etapas dentro da produção de um evento, que afetam diretamente o resultado deste e não podem ser esquecidas! A experiência realmente traz ao profissional conhecimento do que é possível ou não fazer.
São tarefas da assessoria e do gestor de eventos nos eventos presenciais, virtuais ou híbridos:
• Planejar, organizar, divulgar ( onde entra equipe de marketing, design, jornalismo e assessoria de comunicação), controlar orçamentos e valores disponíveis para cada ação ( onde entra a solicitação de propostas de diversos fornecedores), contratar terceirizados tais como buffet, equipamentos e plataformas, decoração, recursos humanos (foto, filmagem, edição, brigadistas, manobristas, recepcionistas, mestre de cerimônias, seguranças, tradutores, carregadores, floristas), locais, companhias aéreas para emissão e passagens, hotelaria e hospedagens, transfers e receptivo dos envolvidos, cuidar do cerimonial ( autoridades, diretoria, roteiros, placas e homenagens), atrações diversas, serviços gráficos, brindes, montagem, desmontagem, pós evento...dentre os diversos detalhes que aparecem no decorrer da organização.
Um gestor de eventos que já sabe com quem trabalhar poupará um tempo enorme em sua pré-produção e, ao resolver com agilidade as questões mais básicas, possibilitará que a realizadora dedique tempo as questões internas falando do conteúdo programático do evento por exemplo e programação.
Uma boa opção para escolher uma assessoria de eventos completa é checar os trabalhos realizados anteriormente, assim como buscar por avaliações de outros clientes através de atestados de capacidade técnica. Geralmente, é possível encontrar esses dados de forma simples e isso dá mais segurança para escolher o parceiro ideal.
O objetivo desta assessoria é fazer com que nada falte no dia e no decorrer do evento. O gestor vai falar exatamente o que o cliente precisa irá assessorá-lo para que consiga alcançar seu objetivo!
O serviço prestado por esse tipo de profissional tem um caráter mais personalizado, tudo é feito de acordo com o perfil do cliente e do evento a ser realizado, bem como de seus participantes.
O gestor e eventos é a "mente" da comissão organizadora, distribui funções e coordena os trabalhos contratados para que sejam executados, em especial monitora as ações que acontecem no pré-evento. Este profissional é o grande segredo dos bastidores dos eventos de sucesso!
Quem trabalha no segmento de eventos tem como desafio fornecer experiências inovadoras aos participantes e fortalecer a imagem da empresa ou instituição idealizadora do evento, colocando todo seu conhecimento à disposição do realizador.
O mundo mudou e com ele mudaram os eventos, sejam lives, webinars, cursos, palestras, encontros diversos ou premiações e homenagens, os eventos virtuais vieram para ficar e dependem sim de uma grande organização que juntamente com um ótimo plano de comunicação e marketing poderá atingir público em todo o mundo!
Conte com quem sabe o que faz!
Mesmo no mundo digital existem técnicas e ferramentas para posicionar sua marca produto, serviço ou conhecimento.
Vamos aproveitar essa onda e segurar bem nosso leme!
O importante mesmo é se capacitar!
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Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já. 🤩
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫