top of page

Como atender os palestrantes?

Atualizado: há 4 dias


COMO ATENDER OS PALESTRANTES DE UM EVENTO?


A primeira coisa a ser feita quando falamos de uma programação é basicamente decidir quem serão as atrações, os palestrantes e qual tema central do evento. Afinal, as palestras devem distinguir seu evento, apresentando um conteúdo realmente útil para a empresa e participantes.

As tendências de palestras hoje em dia focam cada vez mais na passagem de conhecimentos práticos e proveitosos para os expectadores, de preferência em um tempo não tão prolongado.


  1. Reservando o hotel


Palestrantes de fora precisam de acomodações, correto? Independentemente de a estadia ser apenas para o dia do evento ou para um período maior, é necessário fazer a reserva do hotel com o máximo de antecedência possível. Essa precaução garantirá um bom quarto, em um hotel de qualidade e em uma localização adequada. Vale ressaltar que essa tarefa inclui buscar acomodações próprias para cada tipo de palestrante. Sejam quais forem as exigências, certifique-se de que o lugar oferece tudo o que for acordado com o convidado


  1. Providenciando as refeições

É recomendado que a empresa providencie as refeições do palestrante, sejam elas realizadas no próprio hotel, em qualquer outro local do evento ou em restaurantes parceiros. Sendo o palestrante pago ou convidado, é válido definir com antecedência como será essa parte com os profissionais à frente do evento. Se for o caso, pense em quais lugares você gostaria de levar o palestrante e reflita se precisa reservar mesas e horários para evitar correrias entre as atividades.


1 - Agendando o voo


Caso o palestrante vá ao evento de avião, claro que um elemento fundamental para assegurar a viagem é fazer a reserva da passagem e das demais comodidades. Nesse sentido, verifique questões como conforto, tempo de viagem, trajeto e segurança no percurso, dentre outros.

Agende a viagem com antecedência e prefira lidar com empresas renomadas no quesito qualidade no atendimento. Lembre-se: tudo pode ocorrer então evite voos em cima da hora de chegada ao evento!

2 - Organizando os traslados

É importante saber como o palestrante vai se locomover do aeroporto até o hotel, bem como aos locais de refeição e, claro, até onde será realizado o evento corporativo. Para efetivar o traslado sem contratempos, certifique-se de que haverá uma pessoa responsável e um veículo à disposição para levar o convidado onde for necessário, cumprindo com o cronograma previamente organizado. Não se esqueça de conferir pelo menos se o carro tem ar-condicionado e qual é a qualificação do motorista. O ideal é que o palestrante se desloque de carro executivo e que o transfer use placa nominal para transfer in/out.

3 - Preparando o material


Muitas palestras necessitam de material extra ou mesmo de equipamentos especiais para atingirem todo seu potencial. Por esse motivo, é importante pedir ao convidado que envie uma lista de itens que serão necessários para a apresentação. Assim você pode planejar e organizar tudo adequadamente para não ter que lidar com imprevistos no dia do evento.


4 - Agradecendo a participação


Receber uma homenagem ou um mimo ao fim das atividades certamente fará com que o palestrante se lembre da sua empresa com carinho. Pode ser um certificado, uma cesta com petiscos, placas de homenagens, um kit com itens de escritório personalizados ou o que for mais viável para o negócio. Além de demonstrar o reconhecimento pelo trabalho feito, isso poderá incentivá-lo a frequentar outros futuros eventos corporativos da sua empresa!


5 - Placas de tempo para palestras: usar ou não?


O fato de dar ao palestrante a noção exata do quanto ele ainda pode continuar sua apresentação é benéfico, contudo, é preciso que a equipe responsável pela organização do evento, tenha bom senso, utilizando as placas de maneira equilibrada.


Uma dica para evitar constrangimentos é informar por meio das placas, que o tempo utilizado já foi extrapolado. Desta maneira, sobretudo na parte final, onde muitas vezes abre-se espaço para perguntas, o palestrante poderá ser mais sucinto e encerrar sua apresentação sem maiores constrangimentos.


Atualmente já existem TVS de retorno com marcadores de tempo, use e abuse deste item pois facilita muito o trabalho do cerimonial e a organização do tempo das palestras.


6 - Oriente seus palestrantes no planejamento da palestra


Pode parecer óbvio, mas um bom planejamento é o começo para organizar cada fase da apresentação. Nessa etapa, um bom briefing contendo informações importantes sobre o seu evento é de extrema importância e cada detalhe importa, desde o tempo necessário para falar nos slides, até possíveis questionamentos que possam surgir nos participantes.


Muitas vezes os palestrantes não estão por dentro de tudo que está acontecendo no evento, então lembre-se de ajudá-los com informações que agreguem à construção da palestra, respondendo perguntas como:


  • Qual a duração e o tempo disponível para a apresentação?

  • Existe um tema que deve ser abordado ou fica a critério do orador?

  • Quais as possíveis dúvidas que os participantes podem ter?

  • Qual o perfil do público?

  • Qual o nível de conhecimento do público sobre o tema a ser abordado?

  • Os participantes poderão fazer perguntas aos palestrantes? Como?

  • Devo fazer uma apresentação de slides?

  • Qual deve ser o formato de arquivo da apresentação de slides?

  • Posso usar o meu próprio computador ou devo utilizar algum fornecido pela organização?

Todos esses questionamentos ajudarão a guiar e a construir um bom roteiro, contribuindo para que tudo saia conforme o planejado.


Pontualidade é indispensável


Que atrasos não são legais, isso não é novidade em lugar algum. Mas além de pedir ao seu palestrante para cumprir rigorosamente os horários de início e fim da apresentação, você deve lembrar que esses não são os únicos tipos de atrasos que você pode encontrar.


Eles podem também, por exemplo, ser decorrentes de fatores externos, como possíveis falhas técnicas em equipamentos eletrônicos ou falta de suporte. Para evitar esse tipo de contratempo, você deve lembrar de verificar todos os dispositivos que serão utilizados antes do início da palestra, confirmando seu funcionamento e compatibilidade com os arquivos salvos pelo apresentador.


Outros contratempos são mais ligados à logística do evento do que a palestra em si, como possíveis imprevistos devido à falta de acesso ao local da apresentação, especialmente a sinalização em espaços novos. Afinal, de que adianta começar uma palestra quando os participantes ainda não se encontraram no local? A utilização de placas e avisos podem diminuir possíveis interrupções e atrasos, solucionando esse problema.


O gestor deve ter total atenção ao contrato do palestrante e suas exigências, o tema do evento é algo de suma importância para prender a atenção dos participantes.


Ei você profissional que atua com eventos! Está gostando dos conteúdos publicados aqui?


Espero que este conteúdo tenha sido útil! Aproveite outros que estão disponíveis em nossas redes sociais e vamos trabalhar juntos para transformar seus desafios em oportunidades de crescimento e sucesso!


Se quiser conversar sobre seus projetos profissionais e eventos que tem em mente, estou à disposição desde já. 🤩

Entre em contato comigo através do Whatsapp para Assessoria, Mentoria e Treinamentos de Equipe ⇲



Acesse também nossas redes sociais  ⇲








Tenho também Cursos gravados já disponíveis na Hotmart ⇲



Se quiser se aproximar ainda mais participe do nosso Grupo de Networking Eventos em Foco no Whatsapp ⇲



Um abraço,

Luane Bittes! 💫


3 visualizações0 comentário

Posts recentes

Ver tudo

Comments


bottom of page