ORGANIZE OS DOCUMENTOS DO SEU EVENTO:
Manter tudo que precisamos na devida ordem sabemos que não é fácil, mas, pelo menos no que for possível, ter uma sequência lógica pode nos livrar de aborrecimentos e perdas de tempo desnecessários.
Procure manter todas as informações relacionadas a documentações e secretaria do evento organizadas juntamente com todas as listas e carômetros (um simples documento onde tem as fotos do rosto das autoridades/palestrantes ou convidados especiais com informações úteis).
No evento virtual também é necessário (quando mais restrito) admitir inscritos, sendo assim, os nomes e informações importantes devem estar organizados por ordem alfabética para que tenha fácil acesso.
Da sua pasta de trabalho tanto física quando no computador, retire todo o excesso de informações, organize documentações importantes, tais como propostas orçamentárias, contratos e apresentações e telefones úteis, programação, papel para anotações e canetas.
Organizar a documentação do seu evento pode parecer um desafio, mas com as ferramentas e estratégias certas, você pode transformar essa tarefa em um processo tranquilo e eficiente.
1. Crie pastas e subpastas:
Fase de planejamento: Propostas, orçamentos, contratos, pesquisas, licenças e autorizações.
Divulgação e marketing: Planos de marketing, materiais promocionais, mídias sociais, convites e lista de convidados.
Logística: Contratos de fornecedores, cronogramas, reservas de local, transporte e hospedagem.
Financeiro: Notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento, relatórios de despesas e fluxo de caixa.
2. Utilize ferramentas digitais:
Plataformas de gerenciamento de projetos: Trello, Asana
Armazenamento em nuvem: Google Drive, Dropbox, iCloud.
Softwares de contabilidade e controle financeiro.
3. Dicas para otimizar a organização:
Nomeie os arquivos de forma clara e concisa: Data, tipo de documento, fornecedor/tema.
Utilize um sistema de cores para identificar as diferentes categorias de documentos.
Faça backups regulares dos seus arquivos.
Compartilhe o acesso aos documentos com as pessoas responsáveis por cada área do evento.
4. Mantenha um registro de tudo:
Crie um checklist com todos os documentos necessários para o seu evento.
Anote as datas de vencimento de cada documento e faça um acompanhamento regular.
Guarde todos os documentos em um local seguro e de fácil acesso.
5. Revise e atualize seus documentos regularmente:
Certifique-se de que todos os documentos estão atualizados e em conformidade com as leis e regulamentações.
Descarte os documentos que não são mais necessários.
Com um pouco de organização e planejamento, você pode manter a papelada do seu evento sob controle e evitar dores de cabeça.
Lembre-se: a organização eficiente dos documentos do seu evento garante um processo mais tranquilo, facilita a tomada de decisões e permite que você se concentre no que realmente importa: o sucesso do seu evento!
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Luane Bittes! 💫