Olá!
Planejando aqui minhas atividades do semestre e os próximos eventos que vou realizar, decidi compartilhar algumas dicas sobre o que mais amo fazer que é “planejar e organizar eventos, inclusive virtuais”.
Você já parou para planejar e organizar seus próximos projetos?
Se acha um desafio fazer a gestão do seu evento e de diversos projetos de forma organizada e sente dificuldades em planejar bem suas atividades diárias, essas dicas são para você e foram preparadas baseadas nas ações da vida real de uma gestora de eventos e em momentos cujo enfrentamos agora!
Encarar o planejamento como uma ferramenta estratégica é essencial para bons resultados. Realmente planejar e organizar tarefas são atos que exigem dedicação, análises detalhadas, responsabilidade e comprometimento.
Abaixo algumas dicas que poderão te ajudar e facilitar na gestão dos seus eventos e projetos pessoais.
Chegou a hora de planejar e principalmente organizar as ideias, aproveitar as oportunidades e ter foco para eliminar as fraquezas, afinal, o momento pede muita cautela em todas as ações e principalmente, investimento de tempo e dinheiro em ações certeiras!
Preparei as dicas abaixo para que possam te ajudar nessa missão.
1º Dica - Mantenha seu ambiente e seus materiais de trabalho organizados, juntamente com todos os processos que devem estar acessíveis.
Elimine o que não precisa! Essa dica vale inclusive para objetos pessoais.
Retire materiais velhos e empilhados, dispense tudo o que não usa e não tem utilidade para você. Essa simples atitude serve para limpar energeticamente seu local de trabalho.
Não acumule bagunça e jogue lixo no lixo! Perceba o quanto irá se sentir bem quando conseguir organizar e limpar tudo ao seu redor, observe atentamente a energia da “bagunça, sujeira e desorganização” após finalizar perceba a energia da “limpeza e organização!”
2º Dica – Após organizar bem seu local de trabalho, coloque todas as suas ideias e necessidades no papel ou em arquivo no computador, como preferir, mesmo que desordenado aproveite os momentos que chegam informações em sua mente e escreva tudo.
Anote suas ideias. Perceba que todos os eventos nasceram de ideias, que viraram grandes projetos!
3º Dica - Organize todas as suas ideias dando prioridade ao que de fato lhe trará benefícios.
Digitalize a maioria dos seus processos, mas faça conforme sua mente compreender, propicie a você facilidade para agir e tomar decisões.
Tenha foco no que realmente te trará retorno conforme seu objetivo. Às vezes os profissionais se ocupam muito de atividades que não lhe trarão bons resultados e esse comportamento desgasta qualquer profissional e não te motiva a continuar, pois geralmente quando isso ocorre se trabalha muito, por pouco resultado.
Aqui inicia-se de fato seu planejamento, briefing, checklits e organização.
4º Dica - Defina o objetivo do evento e se possível caminhe em conformidade com seu “objetivo pessoal”.
Você deseja posicionar sua marca? Gerar negócios rentáveis? Divulgar alguma novidade? Lançar um produto? Gerar network? Oferecer conhecimento ou motivar pessoas? Seja qual for seu objetivo ao planejar seu evento perceba se ele condiz com o que você realmente gosta de fazer.
Se trabalha para uma empresa ou instituição perceba qual é a missão, visão e os valores desta empresa, nitidamente você irá desempenhar melhor seu trabalho se gostar do evento cujo irá realizar e se de fato concorda com as diretrizes do mesmo.
Imagina só organizar um evento com um tema que nada tem a ver com você ou até mesmo você discordar com a finalizado do mesmo? Certamente não estará feliz e sua felicidade importa muito em todos os processos. Se realizar um projeto que tenha como objetivo algo que te agrade verá como irá desempenhar melhor suas atividades.
5º Dica - Faça uma previsão orçamentária detalhada
PENSE! Existe apoiadores para seu projeto!
Conte com apoiadores, patrocinadores e parceiros, controle as finanças com precisão e analise em quais itens ou profissionais você pode investir e quanto! Perceba o que é custo e o que é investimento, faça um planejamento extremamente detalhado do que você poderá arcar no seu projeto e não deixe este acompanhamento falhar, você pode se prejudicar muito se gastar além do que pode ou até segurar valores e não investir em comunicação por exemplo!
6º Dica - Tenha um cronograma de atividades
Defina tudo o que precisa ser feito e tenha uma rotina para dedicar trabalho, mesmo como home office, atuando pela manhã, tarde, noite ou madrugada, você saberá qual será o melhor horário e quanto tempo poderá se dedicar a sua profissão. Neste momento, foco total nas ações para execução, são muitas!
Agende-se, faça seu checklist diário juntamente com as atividades que são pertinentes ao evento, porém, zele pelos bons e calmos momentos fazendo o que gosta. Você também tem tarefas pessoais a cumprir e se se sentir sobrecarregado virá juntamente com essa energia um estresse absurdo e uma sensação de que trabalha muito, porém nada acontece!
7º Dica - Defina fornecedores, uma boa equipe de trabalho e saiba delegar tarefas
O que precisa ser feito por você e o que pode ser feito pela equipe, deve ser definido em reuniões semanais para que se tenha um bom direcionamento das atividades que precisam ser realizadas.
Equipe e fornecedores bons não são custos, mas sim investimentos!
* Plataformas e softwares, empresa de marketing, palestrantes, comunicadores, redatores, editores de vídeos, recursos humanos, profissionais...são vários os itens e fornecedores que precisam se envolver em um evento, mesmo que virtual.
Se tem alguém da sua equipe que não colabora como deseja das duas opções escolha uma: Se acredita no potencial deste funcionário ofereça treinamento e capacitações a este colaborador para que esteja apto a realizar as atividades da forma que você deseja que ele faça. Caso contrário não fique com ele.
Essa dica também serve para fornecedores! Organizar um evento de forma séria exige responsabilidade na escolha do time que irá desempenhar as funções. Evento é algo que por menor que seja exige de quem organiza determinação, comprometimento, agilidade e foco.
Para que os bons resultados venham é importante muito trabalho e organização nas tarefas, se algo foi planejado de forma estratégica é importante que se cumpra todas os passos para boa execução e principalmente, bons resultados!
Evite centralizar as ações. Cuide com centralização pois é sinônimo de sobrecarga e falta de confiança da equipe que você mesmo construiu, e ainda, na SUA LIDERANÇA!
Confie na equipe que escolheu para trabalhar. Acompanhe as tarefas realizadas mas deixe-a agir!
8º Dica - Planeje, organize e defina as estratégias
Com foco total nos seus objetivos você precisa traçar metas.
Para alcançar suas metas verá quais estratégias terá que utilizar: eventos gratuitos, ebooks, lives, elaborar um calendário editorial, um plano de comunicação, oferecer conteúdo e em quais meios e canais de comunicação?
Firmar boas parcerias e observar indicadores é uma ótima dica!
Como chegará a sua persona? Como falará com ela? Quem é seu público alvo e onde ele está? Qual a melhor linguagem e quais ferramentas irá utilizar para se comunicar com ele?
9º Dica - Tenha um plano de comunicação com objetivos claros a curto, médio e longo prazo, aposte em tecnologia e nas redes sociais.
Planeje e organize todas as ideias com suas devidas atividades a serem realizadas, aqui é importante usar sua criatividade e se esforçar para inovar e acompanhar as tendências.
Escreva muito conteúdo! Aproveite cada parágrafo pois vale ouro!
Quais cards precisa fazer?
Como será o layout padrão, fontes, cores, formatos?
Terá um site exclusivo para o evento? lgum grupo ou comunidade?
Terá artigos postados em um blog? Se sim quais conteúdos e artigos irá postar?
Fará lives, eventos gratuitos, entrevistas com apoiadores, postagens com conteúdos relevantes?
Em quais redes sociais você irá se comunicar? Vai usar email marketing, instagram, whatsapp, telegram, listas de transmissão, grupos, facebook, linkedin, ligação...
O quê e como você irá postar? Com qual frequência? E por aí vai!
Divulgue muito bem o seu evento e tenha certeza de que todo valor investido em impulsionamentos voltará em participantes, claro, se organizar também uma boa programação e tiver um bom conteúdo envolvido.
Note que as dicas aqui são relativamente simples, porém, são de altíssima importância. Planejar tudo na vida realmente exige uma atenção enorme, organizar todas as suas ideias e até mesmo filtrar quais são as melhores e mais adequadas exige muita concentração.
Agora a última dica, porém não menos importante:
Se investir o tempo certo e se dedicar com seriedade no início de todo o processo, executar as atividades já planejadas será uma tarefa relativamente simples de se fazer.
Com planejamento você traça os melhores caminhos, entende os meios corretos e se prepara com antecedência para o trabalho, mesmo ciente de que algo pode mudar no meio do caminho você já saberá onde quer chegar e como fará para chegar!
O planejamento serve para determinar o caminho e as atividades a serem desempenhadas, e a organização te auxilia a arrumar, compor, distribuir e esquematizar tudo o que precisa para executar com maestria suas atividades.
Valorize seu tempo e evite fazer coisas às pressas ou de última hora, mas se a ideia surgir, APROVEITE-A!
Nas minhas consultorias costumo dizer: mude seu planejamento quantas vezes for preciso, desde que seja para melhor! Capacite-se! Aprenda tudo o que estiver ao seu alcance.
Depois de planejado e organizado, só executar! Aí já é assunto para outro post!
Espero que este conteúdo tenha sido útil! Aproveite outros que estão disponíveis em nossas redes sociais e vamos trabalhar juntos para transformar seus desafios em oportunidades de crescimento e sucesso!
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Um abraço,
Luane Bittes! 💫
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