Erros graves na organização de evento empresariais.

Luane Bittes
3 de set.
3 min de leitura

Atualizado: 4 de set.

Descubra os deslizes mais comuns e como evitá-los para garantir o sucesso do seu evento.

Erros graves na organização de evento empresariais.

Por Luane Bittes | Mentora & Especialista em Eventos

Organizar um evento de sucesso pode ser um grande desafio. Pequenos deslizes durante o processo de planejamento podem gerar grandes problemas e até comprometer o resultado final. Um evento empresarial é uma ferramenta estratégica e não pode haver espaço para falhas amadoras.

Pensando nisso, preparei uma lista com os 10 erros mais comuns que vejo na organização de eventos e dou algumas dicas sobre como você pode evitá-los. Acompanhe!

1. Falta de antecedência, stress no planejamento!

A urgência é a inimiga da excelência. Um dos maiores erros é a falta de planejamento antecipado. Um evento de sucesso exige tempo para pesquisa, negociação e execução. Começar tarde demais impede que você consiga as melhores opções de fornecedores, locais e datas, além de aumentar o estresse da equipe, que muitas vezes atropela passos importantes para uma organização eficaz.

2. Não planejar um orçamento realista

Um orçamento mal planejado pode arruinar o seu evento. É crucial ter uma gestão financeira eficiente desde o início. Sem um orçamento realista, você pode acabar gastando mais do que o esperado, comprometendo a qualidade do evento ou, em casos mais graves, até mesmo a saúde financeira da sua empresa.

3. Escolher locais inadequados e fornecedores inexperientes

A escolha do local e dos fornecedores é a base do seu evento. Um espaço que não comporta o número de convidados ou que não tem a infraestrutura necessária é um problema. O mesmo vale para fornecedores sem experiência ou referências. Invista tempo na pesquisa e na escolha de parceiros de confiança. Sua equipe será sua maior aliada!

4. Não convidar com antecedência

Para garantir a presença do seu público é essencial enviar os convites com antecedência. Uma comunicação tardia pode fazer com que seus convidados já tenham outros compromissos na data, diminuindo o número de participantes e o impacto do seu evento.

5. Não ter uma programação interessante

A programação é o que mantém os participantes engajados. Temas irrelevantes, palestrantes que não se conectam com o público ou uma agenda muito monótona podem fazer com que as pessoas percam o interesse. Planeje um conteúdo que agregue valor e mantenha a atenção da plateia, pense em sorteios, brindes, homenagens e atrações que tragam boas memórias.

6. Não gerenciar a logística do evento

A logística inclui detalhes como gestão de equipes, gestão de contratos e coordenação de atividades, agenciamento de viagens, transportes, atendimento a palestrantes, convidados, fornecedores e apoiadores. Pequenos erros nessas etapas podem gerar grandes frustrações, como atrasos ou confusões na execução da programação e seus protocolos.

Um boa gestão da equipe operacional garante que o evento ocorra de forma eficaz.

7. Não divulgar o evento adequadamente

A melhor programação e o local perfeito não adiantam se ninguém souber do seu evento. Erros na estratégia de marketing e comunicação podem comprometer a participação. Invista na divulgação adequada, utilizando as redes sociais e outros canais de comunicação para atingir seu público.

8. Não avaliar o sucesso do evento

O trabalho não acaba quando o evento termina. Deixar de avaliar o sucesso e de coletar depoimentos é perder uma grande oportunidade de melhoria. A análise de dados, a opinião dos participantes e da comissão organizadora são essenciais para planejar eventos futuros ainda mais assertivos.

9. Não ter uma equipe qualificada

A organização de um evento empresarial exige uma equipe com conhecimento e experiência. Tentar fazer tudo por conta própria ou com pessoas sem a expertise necessária pode levar a erros, frustrações, stress e a resultados bem abaixo do esperado.

Sua empresa merece um ótimo atendimento e além disso, ser bem vista! Comece pela equipe que atenderá suas necessidades, a de seus parceiros e convidados.

10. Não contar com uma equipe de Cerimonial

A equipe de Cerimonial conta com profissionais que coordenam os bastidores, garantindo que tudo ocorra como planejado. Sem esta equipe, a probabilidade de imprevistos, erros e a falta de fluidez na programação aumentam consideravelmente.

A presença de uma equipe que execute todos os atos protocolares do seu evento é essencial para que tenha tranquilidade e eficiência na execução de cada atividade, nos bastidores e especialmente no palco!