1. COMO ANTECIPAR E RESOLVER PROBLEMAS NOS EVENTOS?
Não há nada pior para quem atua no segmento de assessoria em eventos e gestão do que algo “ruim” acontecer fora do planejado. Tanto em eventos corporativos quanto sociais, toda atenção deve ser voltada ao planejamento para que no ato da execução tudo ocorra como planejado.
A visita técnica é o ponto mais importante para que o planejamento seja adequado, unir todos os envolvidos é fundamental para que todos saibam exatamente como fazer, afinal, é a união de todos os fornecedores que gera o sucesso do evento.
Após analisar cada situação em um evento é essencial e importante apontar tudo o que pode não ser como o cliente deseja, ou como quem atua como fornecedor espera, porém não vale trabalhar com o problema, o cliente, o evento e todos os envolvidos esperam do gestor do evento a solução e melhorias em edições futuras.
Perceba cada detalhe, observe bem o que pode ser feito, com experiência se detectam várias saídas e soluções!
É óbvio que você espera que o seu evento corra da melhor forma possível e inclusive planejou tudo certinho ok? Mas, cuide-se que o desconhecido acontece e alterações e cancelamentos também!
É importante que você e toda equipe estejam preparados para possíveis problemas para que saibam lidar com eles. Cada caso será um caso então o importante é conhecer o risco para elaborar estrategicamente a solução.
Na maior parte dos casos há uma saída estratégica que geram bons resultados.
Uma dica é: construir um plano de ação para diferentes cenários problemáticos e estar ciente de todos os processos, ciente de tudo o que está ocorrendo e com controle nas situações, ciente de que temos a coordenação e ainda supervisores de setores, que se comunicam entre si para que o evento seja um sucesso.
Todos os fornecedores e realizadores precisam se unir bem e unificar as informações e necessidades!
Se um evento é cancelado? Se o cliente já pagou mais de 50% do evento? Se você já trabalhou para todo o evento acontecer? Se um palestrante atrasa ou perde voo e cancela sua participação? Se algum fornecedor te deixa na mão? Se acontece algo grave com algum participante? Se acontece algum imprevisto com pessoas da sua equipe?
O mesmo vale para casamentos e eventos sociais! São diversos os imprevistos que podem acontecer no dia do evento, tanto ligados aos fornecedores, quanto as realizadores e equipe envolvida.
Já pensou agora no valor dos seguros para eventos? Consegue ver o quão importante é termos segurança para o evento e para nós que organizamos?
Estipular hipóteses e observar bem o cenário externo nesse caso é muito válido. Vai que algum palestrante perde o voo? Ou se alguém fica doente? Ou se por alguma razão o lugar do evento tiver que mudar? Ou se as condições meteorológicas, políticas e ligadas a saúde não permitirem a organização do evento?
Você deve pensar nas soluções em conjunto com a comissão organizadora, assim todos saberão como lidar eficazmente com qualquer coisa que possa atrapalhar o seu evento. É muito satisfatório quando conseguimos mesmo diante de um problema solucionar nos bastidores.
Organizar um evento é uma tarefa complexa e multifacetada que exige meticulosidade, organização e expertise. Diversos fatores podem influenciar o sucesso do evento, e imprevistos são sempre uma possibilidade.
Antecipar problemas:
Planejamento detalhado: Um planejamento minucioso é fundamental para identificar potenciais problemas. Analise todos os aspectos do evento, desde a logística até a programação e o orçamento.
Análise de riscos: Realize uma análise de riscos para identificar os principais problemas que podem ocorrer. Avalie a probabilidade de cada problema e o impacto que ele pode ter no evento.
Criação de um plano de contingência: Crie um plano de contingência para cada problema potencial. O plano deve conter medidas para prevenir o problema, bem como ações para resolvê-lo caso ele ocorra.
Resolver problemas:
Manter a calma: É importante manter a calma e não se deixar abater pelos problemas. Uma atitude positiva e proativa é essencial para encontrar soluções eficazes.
Comunicação eficaz: Comunique-se de forma clara e transparente com os participantes, equipe e fornecedores. Informe-os sobre o problema e as medidas que estão sendo tomadas para resolvê-lo.
Pensamento criativo: Busque soluções criativas e inovadoras para os problemas. Não tenha medo de pensar fora da caixa e encontrar soluções alternativas.
Trabalho em equipe: Trabalhe em conjunto com a equipe e os fornecedores para encontrar soluções para os problemas. A colaboração e o trabalho em equipe são essenciais para superar os desafios.
Aprendizado com os erros: Analise os problemas que ocorreram e aprenda com os erros. Utilize essa experiência para aprimorar a organização de futuros eventos.
Dicas adicionais:
Tenha uma equipe experiente e qualificada.
Utilize ferramentas de gestão de eventos.
Faça um check-list de todos os itens que precisam ser verificados antes do evento.
Tenha um orçamento flexível para lidar com imprevistos.
Monitore o evento de perto e esteja pronto para intervir caso necessário.
Antecipar e resolver problemas é fundamental para o sucesso de qualquer evento. Ao seguir as dicas acima, você estará mais preparado para lidar com os desafios que podem surgir e garantir que seu evento seja um sucesso.
Lembre-se: imprevistos são sempre uma possibilidade, mas com planejamento, organização e uma equipe qualificada, você poderá minimizar os riscos e garantir que seu evento seja uma experiência memorável para todos os participantes.
Para o resultado final do evento, a responsabilidade por erros e acertos são de todos os envolvidos na organização, pois formam uma equipe, e equipe quando erra...erra junto e o importante é o resultado final!
Espero que este conteúdo tenha sido útil! Aproveite outros que estão disponíveis em nossas redes sociais e vamos trabalhar juntos para transformar seus desafios em oportunidades de crescimento e sucesso!
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