• Luane Bittes

Eventos virtuais

Atualizado: Mai 17

Atualmente empresas e profissionais estão se adaptando ao momento e muitos estão ansiosos por conhecimentos e aprendizados para tomada de decisões mais assertivas, em especial, para organização e realização de eventos virtuais.


Estamos na era dos cursos on-lien, lives, webinars, workshops, palestras, reuniões, conferências, congressos e diversos tipos de eventos sejam eles corporativos, sociais, culturais, educacionais e holísticos que eram presenciais, e que por agora precisam estar no meio digital.


Sendo assim, como sair do “evento presencial” e atuar nos “eventos virtuais” de forma estratégica e organizada?



Separei algumas dicas sobre este tema que tanto está presente nos nossos dias atuais, tenho certeza que posso ajudar e te entregar algumas soluções.


Vou começar com as reuniões que estão ocorrendo diariamente entre fornecedores e clientes, empresas, colaboradores e profissionais diversos!


Anota aí!


1 - Crie uma lista dos pontos a serem discutidos. Uma reunião tem um início, meio e fim.


Por mais que o ambiente online aparentemente apresente um ar de informalidade é importante lembrar que: você não está em uma sala de bate-papo! Reuniões exigem postura e foco no assunto a ser debatido e ainda, respeito nas falas dos componentes.


2- Ajuste a altura do seu computador ou celular


Eleve o seu dispositivo para que a câmera pegue a sua imagem de frente e na altura dos olhos. As pessoas precisam se conectar com você através do vídeo e a conexão acontece através do olhar. Prepare também um bom equipamento para falar ou ouvir. Teste seus equipamentos antes e limpe a câmera se usar celular!


3 - Se prepare para a reunião, utilize roupas adequadas e seja pontual!


Nada de pijamas, roupas inadequadas e aparência bagunçada, afinal, é sua marca pessoal que está em jogo ou ainda a marca de sua instituição.

Se foi agendado um horário, em respeito aos demais, seja pontual!


4 - Evite ocultar o seu vídeo.


Se fosse uma reunião presencial você não iria participar o tempo inteiro de óculos de sol. Utilize a mesma lógica para o ambiente digital, porém, se for comer algo por exemplo ou falar com outras pessoas, aí sim, vale ocultar sua imagem.


5 - Confira se colocou o seu nome antes de entrar na reunião


Para que as pessoas saibam quem é você. Não entre com o nome do seu dispositivo!

Agora vamos falar sobre os “eventos virtuais”!


1 - Faça um bom briefing


Da mesma forma do evento presencial você precisa saber todas as necessidades, criar logotipo, nome do evento, tema, planejamento, objetivo e público alvo. Prepare uma boa e curta programação, defina se será gratuito ou pago e se for pago, prepare ferramentas para recebimento e controle das inscrições.


2 - Hotsite do evento, plataformas ou site: ferramentas para vendas e divulgação


Existem ferramentas e sites para vendas e divulgação dos seus eventos, sympla e eventbrite, Hotmart e Gofree são bem conhecidos.

É necessário ter um canal exclusivo onde terá todas as informações importantes sobre o evento e um grupo criado no facebook se possível. O importante é criar uma comunidade ao redor do evento, sejam grupos no whatsapp, telegram ou facebook.


3 – Prepare sua equipe


Tanto para publicações nas redes, elaboração de conteúdos, criação de artes, credenciamento, certificados, suporte ao chat e condução do evento, você precisa preparar de uma equipe e ter parceiros para evitar uma sobrecarga de atividades.


No mundo virtual usamos muito a nomenclatura “host” ao invés de recepcionista.

Sendo algo mais formal não esqueça do mestre de cerimônias, ele vai ditar as regras junto ao realizador e ele pode ser o anfitrião do evento (na sala virtual), responsável pelo chat, avisos, ler roteiro, marcar tempo, sorteios e a condução em si do evento.


4 – Escolha bem sua equipe e um organizador de eventos experiente


O evento virtual exige tanto conhecimento quanto o presencial, bem como, expertise de profissionais que sabem o que fazem. As mesmas dificuldades que se encontra em um evento presencial surgem na organização de um evento virtual, não arrisque e foque no conteúdo temas e palestrantes. Deixe seu evento com profissionais capacitados e equipes experientes.

5 – Foco no marketing e na comunicação


Primeiramente descubra onde seu público está e escolha a melhor rede, ou use todas porém de forma eficiente e eficaz!


No instagram divulgue bem no stories, feed (vitrine/impecável) e use uma linguagem simples. Cada rede terá uma linguagem diferente (instagram/facebook/email mkt / linkedin/blog/youtube/whatsapp/telegram).


· Defina sua persona com auxílio de profissionais (público definido) – mentalize seu cliente ideal, é para ele que vai divulgar seu evento!


· Ofereça ações e conteúdos gratuitos, assim vão saber que tem autoridade no assunto e podem confiar no que diz!


· Elabore um plano de comunicação

Coloque conteúdo pertinente aos temas do evento por pelo menos 30 dias de antecedência ao evento, no mínimo!


· Crie grupos exclusivos para que possa se comunicar, telegram, whatsapp ou comunidades. lembre-se: Para cada canal há uma comunicação!


·Aposte alto no impulsionamento!

Para este item procure profissionais capacitados que entendam sobre tráfego e funil de vendas.


·Procure parceiros ou patrocinadores ligados ao tema do seu evento

6 – Atenção com os equipamentos e link dedicado


Equipamentos, filmagem, microfone, iluminação, celular e câmeras (mesmo que no improviso) precisam ser testados e oferecer boa qualidade.

Profissionais para edição dos vídeos são bem importantes! Internet precisa estar muito bem conectada e se possível use um link dedicado exclusivo para segurar a transmissão do evento.


7 – Use e abuse de ferramentas e aplicativos diversos


Gosto muito do bigvu/snow/inshot ( aplicativo que oferece teleprompter, editam vídeos e fotos. Com relação as ferramentas uso o streamyard/zoom/lives no instagram/facebook live/youtube. adoro agendar os posts no estúdio de criação do Facebook e uso bastante o Trello para inserir meus roteiros.


Os profissionais de TI podem ajudar conte com eles! Acione-os e explique sua necessidade, para cada evento e necessidade haverá uma ferramenta adequada, o que é bom para meu evento pode não ser para o seu!

Cada evento tem sua necessidade, público e característica.


8 - Atenção exagerada a Internet!


Este é um ponto crucial para seu evento virtual, turbine suas redes e capricha na identidade visual!

9 - Evento híbrido

Caso você ou sua instituição tenha verba aposte neste tipo de evento, além de alta tecnologia o evento híbrido chegou para ficar e é um excelente recurso para eventos que pedem criatividade! Procure um estúdio completo e profissionais que entendem do assunto.


10 – Ação social


Mesmo para um evento virtual faça um esforço para incluir uma ação socia voluntárial, existem inúmeras instituições que precisam muito de ajuda e ficarão felizes com ela!


Os eventos virtuais sempre existiram, porém neste momento delicado em que vivemos tomaram uma proporção enorme e oferecem várias vantagens: menor custo, maior acesso de participantes se bem trabalhado, ótima ferramenta para network e engajamento da marca.

Obviamente todos estão com uma saudade enorme dos eventos presenciais, mas note que o importante é passar bons conteúdos de forma criativa, envolver profissionais do seu segmento e ainda, estar presente com sua marca para seus clientes e parceiros.

Está com dificuldades em organizar seu evento virtual?


Conte comigo! Com certeza posso te ajudar!

Cordial Abraço e obrigada por estar aqui!


Luane Bittes

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